Die wichtigsten Neuerungen zur Archivierung von E-Rechnungen im Überblick

1. Archivierung strukturierter Daten

Für E-Rechnungen nach § 14 Abs. 1 Satz 3 und 6 UStG reicht es künftig aus, nur den strukturierten Teil (z. B. die XML-Datei) aufzubewahren. Der menschenlesbare PDF-Teil muss nur dann zusätzlich archiviert werden, wenn darin abweichende oder steuerlich relevante Zusatzinformationen enthalten sind, z. B. Buchungsvermerke.

„Bei E-Rechnungen im Sinne des § 14 Absatz 1 Satz 3 und 6 UStG ist es ausreichend, wenn nur der strukturierte Teil aufbewahrt wird und die Anforderungen dieses Schreibens erfüllt werden. Eine Aufbewahrung des menschenlesbaren Datenteils einer hybriden E-Rechnung (z. B. des PDF-Teils einer ZUGFeRD-Rechnung) ist nur dann erforderlich, wenn zusätzliche oder abweichende Informationen enthalten sind, die für die Besteuerung von Bedeutung sind (z. B. Buchungsvermerke).“

2. Keine bildhafte Kopie erforderlich

Wird ein Fakturierungsprogramm genutzt, muss keine bildhafte Kopie der Ausgangsrechnung (z. B. PDF oder PDF-Anteil eines Hybridformats) gespeichert werden, wenn jederzeit ein inhaltlich identisches Mehrstück erstellt werden kann.

3. Inhaltliche statt bildlicher Übereinstimmung

Buchungsbelege, Handels- oder Geschäftsbriefe im strukturierten Datenformat (z. B. als E-Rechnung) müssen nur inhaltlich, nicht bildlich, mit dem Original übereinstimmen. Das entlastet insbesondere die Buchführung in Unternehmen, die mit strukturierten Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD arbeitet.

4. Regelungen zu Hybridformaten

Bei hybriden Rechnungsformaten (z. B. ZUGFeRD/Factur-X) ist nur der strukturierte Datenteil (z. B. XML) zwingend aufzubewahren – es sei denn, der PDF-Teil enthält steuerlich relevante Zusatzinformationen. In diesem Fall sind beide Teile zu archivieren.

5. Konvertierung bleibt zulässig

Eine Umwandlung eingehender elektronischer Handels- und Geschäftsbriefe und Buchungsbelege in ein anderes Format ist unter den bekannten Voraussetzungen weiterhin möglich.

6. Mittelbarer Datenzugriff

Die Finanzverwaltung kann verlangen, dass steuerlich relevante Daten maschinell nach ihren Vorgaben ausgewertet werden und im maschinell auswertbaren Format zur Verfügung gestellt werden.

7. Sofortige Anwendung

Die gesetzliche Neufassung der GoBD ist mit sofortiger Wirkung zum 14. Juli 2025 anzuwenden.

Was heißt die GoBD-Neuerung für Unternehmen?

• Pflicht zur elektronischen Archivierung strukturierter Rechnungsdaten: Unternehmen müssen künftig nur noch den maschinenlesbaren, strukturierten Teil der E-Rechnung archivieren – sofern keine steuerrelevanten Zusatzinfos im menschenlesbaren Teil vorliegen.
• Digitalisierungspotenzial: Die Anpassungen fördern einen konsequenten Wechsel auf digitale und GoBD-konforme Archivsysteme.
• Hybridformate im Blick: Unternehmen sollten prüfen, ob und wann beide Bestandteile (strukturiert und menschenlesbar) archiviert werden müssen.
• Verzicht auf papierhafte und bildhafte Kopien: Papier- oder PDF-Kopien sind nicht mehr zwingend erforderlich, sofern die inhaltliche Identität des Belegs jederzeit nachweisbar ist.

FAQ: Die wichtigsten Fragen zur GoBD-Novelle 2025

Ab wann gelten die neuen Regeln?

• Ab sofort: Die GoBD in der Fassung vom 14. Juli 2025 sind mit Wirkung vom 14. Juli 2025 anzuwenden.

Gilt das für alle E-Rechnungen?

• Ja, für alle E-Rechnungen im Sinne des § 14 Abs. 1 Satz 3 und 6 UStG, also auch für XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X und andere EU-konforme Formate.

Was muss konkret archiviert werden?

• Nur der strukturierte Datensatz (z. B. XML), außer das menschenlesbare PDF enthält zusätzliche, steuerrelevante Infos.

Muss die E-Mail, über die die Rechnung kam, archiviert werden?

• Nein, die GoBD verlangen die Archivierung des Rechnungsdokuments selbst, nicht aber des Übertragungswegs. Dennoch gelten eigene Nachweis- und Integritätsanforderungen, insbesondere bei revisionssicherer Ablage.

Praxistipp: Jetzt digitale Archivierungslösungen auf GoBD-Konformität prüfen

Die neuen GoBD-Vorgaben setzen klare Maßstäbe für die digitale Archivierung von E-Rechnungen. Um rechtssicher und zukunftsfähig aufgestellt zu sein, sollten Unternehmen ihre Prozesse und Systeme jetzt an die aktuellen Anforderungen anpassen.

1. Prüfen Sie Ihre Archivierungsprozesse: Erfassen Sie, wo und wie bisher Rechnungsbelege archiviert werden.
2. Fokus auf XML! Stellen Sie sicher, dass Ihre Buchhaltungs- oder ERP-Software XML-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) speichern und revisionssicher ablegen kann.
3. Achten Sie auf Hybridfälle: Prüfen Sie, ob das PDF zusätzliche Informationen enthält – wenn ja, müssen beide Teile archiviert werden.
4. Nutzen Sie spezialisierte Services: Mit Lösungen wie der TRAFFIQX® Invoice API können Sie Archivierung, Integration und Prüfung direkt automatisieren – ohne Zusatzaufwand für Ihre Buchhaltung.
5. Digitalisieren Sie den Rechnungsein- und -ausgang: Die Novelle ist der ideale Zeitpunkt, um analoge Lücken zu schließen und E-Rechnungen durchgängig digital zu verarbeiten.

Digital first – und revisionssicher bleiben!

Die GoBD-Novelle 2025 bringt Klarheit und macht endgültig Schluss mit dem Aktenordner-Zwang. Doch digitale Archivierung bleibt eine anspruchsvolle Pflicht. Wer die GoBD sauber umsetzt, profitiert von Effizienz, Rechtssicherheit und geringeren Kosten.

Unser Tipp: Prüfen Sie Ihre Prozesse, holen Sie bei Bedarf Fachberatung ein – und setzen Sie auf einen starken Partner für die technische Umsetzung, wie TRAFFIQX®.