Elektronische Rechnungsstellung im B2G-Bereich Frankreichs
In Frankreich ist die elektronische Rechnungsstellung im Business-to-Government (B2G)-Bereich seit mehreren Jahren obligatorisch und wurde schrittweise für alle Wirtschaftsakteure eingeführt. Große Firmen sind seit 2017 zur Nutzung verpflichtet, und seit dem 1. Januar 2020 gilt das auch für kleine und mittelständische Betriebe. Diese Regelung betrifft alle, die Waren oder Dienstleistungen an öffentliche Einrichtungen liefern.
Im Zentrum der digitalen Rechnungsabwicklung steht die Plattform Chorus Pro, entwickelt und verwaltet von der französischen Steuerbehörde Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP). Chorus Pro fungiert dabei als zentrale Anlaufstelle für die Verwaltung und Übermittlung von Rechnungen im öffentlichen Sektor. Unternehmen reichen ihre Rechnungen direkt über die Plattform ein, die dann die Rechnungen an die zuständigen öffentlichen Stellen weiterleitet. Das Einreichen der Rechnungen ist in verschiedenen Formaten möglich, einschließlich Factur-X, UBL und CII. Besonders empfohlen wird jedoch Factur-X aufgrund seiner hybriden Struktur (PDF und XML).
Das CTC-Modell (Continuous Transaction Controls), welches öffentliche Behörden zur Übermittlung und zum Empfang elektronischer Rechnungen verpflichtet, ist in Frankreich zentral organisiert. Eine elektronische Signatur ist bei der Übermittlung nicht verpflichtend. Gesetzlich gilt die Verpflichtung, die Rechnungen für sechs Jahre zu archivieren. In der Praxis ist es allerdings üblich, dass sowohl der Aussteller als auch der Empfänger die Originaldokumente mindestens 10 Jahre lang aufbewahren. Das liegt daran, dass die verschiedenen französischen Gesetzbücher unterschiedlich ausgelegt werden können. Nicht nur die Archivierung im Inland ist erlaubt und notwendig, sondern unter bestimmten Voraussetzungen auch im EU-Ausland gestattet.
Pflicht zum eInvoicing: Elektronische Rechnungen nun auch für B2B
Nach der erfolgreichen Einführung der eRechnungspflicht im B2G-Bereich, bereitet sich Frankreich darauf vor, die eRechnung auch im Business-to-Business (B2B)-Bereich verpflichtend einzuführen. Die Einführung läuft gestaffelt ab: Ab September 2026 sind alle in Frankreich ansässigen Unternehmen verpflichtet, elektronische Rechnungen zu empfangen. Große und mittlere Unternehmen haben dagegen zusätzlich die Verpflichtung, elektronische Rechnungen auszustellen. Nur ein Jahr später, ab September 2027, wird aber auch für kleine und Kleinstunternehmen die Pflicht zur Ausstellung elektronischer Rechnungen eingeführt.
Frankreich setzt dabei auf das sogenannte Y-Schema, eine dezentrale Struktur zum Versand, Empfang sowie zur Überwachung und Validierung von Rechnungen und der Mwst.-Information. Das bedeutet: Es gibt drei Hauptwege für die Übermittlung von Rechnungen. Zum einen können Unternehmen ihre Rechnungen direkt an eine zentrale Plattform (PPF) der französischen Steuerbehörde, der Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP), senden. Diese Plattform übernimmt die Überprüfung der Rechnung und stellt sie dem Empfänger bereit. Zum anderen besteht die Möglichkeit, zertifizierte Drittanbieter-Plattformen, sogenannte Partner Dematerialization Platforms (PDP), zu nutzen. Diese Plattformen empfangen die Rechnungen, validieren sie und übermitteln sie sowohl an die zentrale Plattform als auch an den Empfänger. Eine dritte Möglichkeit bietet ein sogenannter Operateur de Dématérialisation (OD) – ebenfalls ein Dienstleister, der Unternehmen bei der Digitalisierung, dem Management und der Verarbeitung von elektronischen Rechnungen unterstützt. Im Gegensatz zu den „Plateformes de Dématérialisation Partenaires“ (PDP), die von der französischen Steuerbehörde zertifiziert sind, haben ODs diese Zertifizierung nicht. Um eRechnungen ordnungsgemäß übermitteln zu können, müssen ODs daher entweder das Portal für öffentliche Rechnungsstellung (PPF) als Schnittstelle nutzen oder die Dienste eines PDP in Anspruch nehmen. Ein weiterer wichtiger Unterschied: Bei der Übermittlung der Rechnungsdaten haben PDPs die Freiheit, auch andere Rechnungsformate an den Empfänger zu verschicken als die offiziell vorgeschriebenen. ODs dagegen sind fest an die offiziellen Formate Factur-X, UBL und CII gebunden. Als zukünftiger PDP kann TRAFFIQX® allerdings genau diese Freiheit nutzen, um die Rechnungsprozesse noch flexibler und unkomplizierter zu gestalten – und so den unterschiedlichen Anforderungen optimal gerecht zu werden.
Unabhängig davon, welchen Weg die Rechnung nimmt, wird sie stets durch die zentrale Plattform der Steuerbehörde kontrolliert. Diese dezentralisierte Kontrolle gewährleistet, dass alle steuerlichen Anforderungen erfüllt und die Daten korrekt und vollständig sind. Gleichzeitig sorgt sie für eine breitere Verteilung der Transaktionslast und eine höhere Ausfallsicherheit als bei zentralisierten CTC-Modellen. Das System ist nicht nur für nationale, sondern auch für internationale Transaktionen ausgelegt, was die Position Frankreichs als Vorreiter in der Digitalisierung von Geschäftsprozessen innerhalb der EU zusätzlich noch stärkt.
Genau wie im B2G-Bereich sind die zulässigen Formate für Unternehmen Factur-X, UBL und CII, eine elektronische Signatur ist nicht notwendig und die Archivierungspflicht beträgt sechs Jahre. Was die Archivierung betrifft, kann die Auslegung der Gesetzbücher aber auch hier wieder unterschiedlich ausfallen. Deshalb sollten alle, die auf Nummer Sicher gehen wollen, ihre Rechnungen lieber zehn Jahre aufheben. Auch im B2B-Bereich ist die Archivierung im Ausland unter bestimmten Voraussetzungen erlaubt.
Einführung des Y-Schemas: Ein zentrales Unternehmensverzeichnis
Das Y-Schema in Frankreich erfordert ein zentrales Unternehmensverzeichnis, das sogenannte "Annuaire", um sicherzustellen, dass elektronische Rechnungen korrekt an den jeweiligen Empfänger weitergeleitet werden. Dieses Verzeichnis wird von der Agence pour l'Informatique Financière de l'Etat (AIFE) verwaltet und enthält neben der Identifikation der Unternehmen auch Details zur Interoperabilität zwischen den verschiedenen Plattformen sowie zusätzliche Daten, die für den reibungslosen Austausch im B2B-Bereich erforderlich sind. Ein Unternehmen in Frankreich, das elektronische Rechnungen übermittelt, muss sich in diesem Verzeichnis registrieren. Diese Registrierung gewährleistet, dass ihre Rechnungen ordnungsgemäß und effizient verarbeitet werden, wodurch Fehler und Verzögerungen vermieden werden.
