Die Weichen sind gestellt: Die Europäische Union hat das umfangreiche Reformpaket "VAT in the Digital Age" (ViDA) final beschlossen. Damit kommt nicht nur die verpflichtende E-Rechnung in Europa, sondern auch ein digitalisiertes Umsatzsteuermeldesystem, das Unternehmen tiefgreifende Umstellungen abverlangen wird.

Mit der Verabschiedung der ViDA-Initiative geht die EU einen konsequenten Schritt in Richtung Digitalisierung der Umsatzsteuerprozesse. Die Kernziele:

• Bekämpfung von Steuerbetrug: Echtzeit-Meldesysteme sollen die Umsatzsteuerlücke in Europa deutlich reduzieren.
• Automatisierung & Effizienz: Die einheitliche digitale Rechnungsstellung und Meldung senkt den administrativen Aufwand für Unternehmen und Finanzbehörden.
• Europäische Harmonisierung: Einheitliche E-Rechnungsstandards sollen nationale Insellösungen ablösen und den internationalen Handel vereinfachen.

Die nächsten EU-Schritte zur verpflichtenden E-Rechnung

Mit dem in Kraft treten von ViDA können Mitgliedstaaten unter bestimmten Bedingungen verpflichtende E-Rechnungen für B2B-Transaktionen einführen – also quasi ab sofort. Deutschland hat sich bereits entschieden, die Empfangspflicht für elektronische Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD ab dem 1. Januar 2025 in einer Abfolge von Ausbauschritten umzusetzen.

Erweiterte Maßnahmen ab 2027 und 2028

• Ab 1. Januar 2027: Kleinere gesetzliche Anpassungen für Unternehmen, die den One-Stop-Shop (OSS) oder den Import One-Stop-Shop (IOSS) nutzen.
• Ab 1. Juli 2028: Neue Regelungen für Plattformbetreiber im Bereich kurzfristiger Unterkünfte und Personentransport. Zudem erfolgt die Einführung der einheitlichen Mehrwertsteuerregistrierung sowie eines verpflichtenden Reverse-Charge-Verfahrens für nicht identifizierte Lieferanten.

Einheitliches digitales Meldesystem ab 2030

Der vielleicht größte Einschnitt kommt mit der digitalen Echtzeit-Meldung von Umsatzsteuerdaten: Spätestens ab 1. Juli 2030 müssen Unternehmen in der EU alle steuerrelevanten Rechnungsdaten direkt an die Finanzbehörden übermitteln. Nationale Insellösungen werden durch ein zentral harmonisiertes EU-weites Meldesystem ersetzt.

Finale Harmonisierung nationaler Meldesysteme bis 2035

Mitgliedstaaten, die bereits eigene digitale Echtzeit-Meldesysteme betreiben, müssen diese spätestens bis zum 1. Januar 2035 an die neuen EU-Standards anpassen. Deutschland hat mit der E-Rechnungspflicht für den B2B-Bereich ab 2025 einen ambitionierten Fahrplan aufgestellt, der in den Folgejahren stufenweise ausgeweitet wird:

• Ab 2025: Empfangspflicht für elektronische Rechnungen im B2B-Bereich.
• Bis 2028: Alle Unternehmen müssen in der Lage sein, elektronische Rechnungen auch aktiv zu versenden.
• Ab 2030: Umsetzung des EU-weiten digitalen Meldesystems für steuerrelevante Rechnungsdaten.

Im internationalen Vergleich setzt Deutschland damit auf einen zügigen Zeitplan und will die Vorteile der Digitalisierung frühzeitig ausschöpfen.

Was bedeutet ViDA für Unternehmen?

1. Umstellung auf strukturierte Rechnungsformate
   Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Rechnungen den Anforderungen der EN 16931 entsprechen, also beispielsweise als XRechnung oder ZUGFeRD vorliegen. PDF-Rechnungen oder E-Mails mit Rechnungsanhang werden langfristig nicht mehr ausreichen.
2. Integration von Echtzeit-Meldesystemen
   Spätestens bis 2030 benötigen Unternehmen Lösungen, die die automatische Weiterleitung der steuerrelevanten Rechnungsdaten an die Finanzbehörden ermöglichen. Dies erfordert die Anbindung an spezialisierte E-Invoicing-Plattformen oder APIs.
3. Wahl der richtigen Technologiepartner
   Die Herausforderungen der ViDA-Umsetzung sind komplex, aber mit der richtigen Strategie bewältigbar. Unternehmen sollten prüfen, ob ihre ERP- oder Buchhaltungssysteme fit für die neuen Anforderungen sind oder ob eine Anbindung an eInvoicing-Provider wie das TRAFFIQX®-Netzwerk sinnvoll ist.