Die Digitalisierung der Geschäftsprozesse schreitet in Europa weiter voran – und Belgien nimmt dabei eine Vorreiterrolle ein. Mit einem aktuellen Königlichen Dekret schafft das Land nun eindeutige Rahmenbedingungen für die verpflichtende Nutzung von strukturierten elektronischen Rechnungen im B2B-Bereich. Diese Entscheidung betrifft nicht nur belgische Unternehmen, sondern hat auch erhebliche Auswirkungen auf alle, die Geschäftsbeziehungen mit Partnern in Belgien pflegen.

Verpflichtende elektronische Rechnungsstellung in Belgien ab Januar 2026

Die belgische Regierung hat mit dem Royal Decree die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung für alle B2B-Transaktionen ab dem 1. Januar 2026 noch einmal ausdrücklich bestätigt. Damit wird es in Belgien ab diesem Stichtag nicht mehr erlaubt sein, herkömmliche Papierrechnungen oder einfache PDFs zu verwenden. Vielmehr müssen sämtliche Rechnungen zwischen Unternehmen als strukturierte eRechnungen erstellt und übermittelt werden. Die Regelung betrifft ausschließlich Unternehmen mit Sitz in Belgien, nicht aber ausländische Unternehmen, die lediglich Geschäftsbeziehungen nach Belgien unterhalten.

Peppol als technischer Standard für Belgien im B2B Bereich

Ein zentrales Element des neuen Dekrets ist die Festlegung von Peppol als verbindlicher Standard für die elektronische Rechnungsstellung in Belgien. Peppol – ein europaweit etabliertes Netzwerk für den sicheren Austausch von Geschäftsdokumenten – wird in Belgien ab 2026 zur Pflicht, wenn es um die Übermittlung von eRechnungen geht. Die wichtigsten Details dazu:

• Standardisierung: In Belgien müssen alle strukturierten eRechnungen künftig dem europäischen Standard EN 16931 entsprechen, um eine reibungslose und automatisierte Verarbeitung zu ermöglichen.
• Vorgeschriebenes Format: Das Peppol BIS-Format (UBL-Version) wird als „Default“-Format für eRechnungen in Belgien festgelegt und ist somit der technische Maßstab.
• Übertragungsweg: Für die Übermittlung von Rechnungen ist in Belgien das Peppol-Netzwerk als Standard festgeschrieben.
• Alternative Formate: Andere Formate sind nur dann zulässig, wenn sowohl der Rechnungsaussteller als auch der -empfänger in Belgien zustimmen und das jeweilige Format dennoch vollständig dem EN 16931-Standard entspricht.

Auch wenn Unternehmen in Belgien alternative Wege nutzen möchten, bleibt die technische Fähigkeit zur Verarbeitung von Peppol BIS-Rechnungen zwingend vorgeschrieben. Das soll sicherstellen, dass das belgische System jederzeit interoperabel bleibt und keine Insellösungen entstehen.

Neue Regeln zur Mehrwertsteuer-Rundung auf belgischen eRechnungen

Ein weiterer wichtiger Punkt des belgischen Dekrets betrifft die Art und Weise, wie die Mehrwertsteuer auf strukturierten eRechnungen berechnet und gerundet wird. Ab 2026 ist es in Belgien nur noch zulässig, die Umsatzsteuer am Ende – also auf den Gesamtbetrag der Rechnung – zu runden. Eine Rundung auf Positionsebene ist in Belgien künftig untersagt. Diese Änderung schafft vor allem in der automatisierten Weiterverarbeitung der Rechnungen mehr Transparenz und verhindert potenzielle Fehlerquellen, die bisher durch abweichende Rundungsregeln entstehen konnten.

Belgien setzt auf Abschreckung: Spürbare Sanktionen bei Verstößen

Das belgische Dekret sieht bei Nicht-Einhaltung der neuen eRechnungsregeln empfindliche Sanktionen vor. Unternehmen, die die verpflichtende Nutzung strukturierter eRechnungen in Belgien ignorieren oder nicht korrekt umsetzen, riskieren gestaffelte Geldstrafen:

• Beim ersten Verstoß: 1.500 €
• Beim zweiten Verstoß: 3.000 €
• Für jeden weiteren Verstoß: 5.000 €

Zwischen einzelnen Verstößen liegt jeweils eine Frist von drei Monaten, sodass Wiederholungstäter in Belgien schnell mit sehr hohen Summen rechnen müssen. Diese strengen Sanktionen zeigen, wie ernst es Belgien mit der Digitalisierung und der Einhaltung der neuen eRechnungsstandards meint.

Belgien stellt die Weichen für die Zukunft: Echtzeit-Reporting im Fokus

Neben der Pflicht zur Nutzung strukturierter eRechnungen mit Peppol bereitet sich Belgien auch schon auf kommende Entwicklungen vor. Das Peppol-Netzwerk wird explizit als Rückgrat für zukünftige Lösungen im Bereich nahezu Echtzeit-Mehrwertsteuer-Meldungen („real-time VAT reporting“) genannt. Damit bringt sich Belgien in Stellung, die Anforderungen der kommenden EU-ViDA-Richtlinie schnell und effektiv umsetzen zu können. Unternehmen, die jetzt in Belgien Peppol-konforme Systeme etablieren, sind somit nicht nur für die eRechnungspflicht ab 2026, sondern auch für weitergehende Reporting-Pflichten optimal vorbereitet.

Jetzt aktiv werden, um in Belgien compliant bei elektronischen Rechnungen zu bleiben

Mit dem neuen Königlichen Dekret herrscht in Belgien endgültig Klarheit darüber, wie die elektronische Rechnungsstellung ab 2026 auszusehen hat. Die E-Rechnungspflicht betrifft dabei jedoch (bisher) ausschließlich Unternehmen mit Sitz in Belgien sowie ausländische Unternehmen, die in Belgien umsatzsteuerlich registriert sind und dort steuerpflichtige B2B-Umsätze tätigen. Reine Auslandsgeschäfte ohne belgische Umsatzsteuer-Registrierung sind von der neuen Verpflichtung ausgenommen. Wer in Belgien also entsprechende Geschäfte macht oder mit belgischen Unternehmen zusammenarbeitet, sollte die Umstellung auf das Peppol-System jetzt angehen und die neuen Rundungsregeln sowie die technischen Voraussetzungen im eigenen Haus überprüfen. Die empfindlichen Sanktionen unterstreichen, dass Belgien dieses Thema mit Nachdruck verfolgt und keine Ausnahmen duldet.

Tipp: PwC Belgien hat angekündigt, in Kürze eine tiefergehende Analyse zu den Auswirkungen des Dekrets zu veröffentlichen. Es lohnt sich also, die Entwicklungen rund um E-Invoicing und Digitalisierung in Belgien weiterhin im Blick zu behalten.