Die eRechnungspflicht kommt – und mit ihr viele Fragen
Ab 2025 ist die eRechnung im deutschen B2B-Geschäft Pflicht. Die Digitalisierung der Rechnung ist damit endgültig Realität – und der neue Entwurf zum BMF-Schreiben bringt jetzt mehr Klarheit für Unternehmen, Softwareanbieter und Steuerberatungen. Aber was genau ändert sich? Wo liegen die Chancen, wo bleiben noch Fragezeichen? Und was bedeutet das für den Unternehmensalltag?
Wir geben einen Überblick, was im aktuellen BMF-Entwurf konkret geregelt wird, wo weiterhin Unsicherheit bleibt – und wie sich Unternehmen jetzt optimal aufstellen können. Am Ende des Beitrags finden Sie unser Whitepaper als PDF-Download, das alle Änderungen detailliert analysiert und praktische Umsetzungstipps gibt.
Überblick: Die wichtigsten Neuerungen im BMF-Schreiben zur elektronischen Rechnung
Pflicht zur Ausstellung – jetzt auch für Kleinunternehmer
Eine der auffälligsten Klarstellungen: Die eRechnungspflicht gilt nun explizit auch für Kleinunternehmer und Unternehmen, die steuerfreie Umsätze tätigen. Die bislang oft diskutierte Ausnahme ist damit hinfällig – alle sind abgedeckt.
Technische Anforderungen & Formate
Das BMF präzisiert, dass neben XRechnung auch sogenannte Extensions (Erweiterungen) zulässig sind, um branchenspezifische Anforderungen flexibel abzubilden. Wer ZUGFeRD nutzt: Im hybriden Format hat ab sofort der strukturierte XML-Datensatz immer Vorrang vor dem PDF-Teil – das sorgt für mehr Rechtssicherheit und Transparenz in der Verarbeitung.
eMail als Übertragungsweg bleibt – aber ist keine Zukunftslösung
Der Empfang elektronischer Rechnungen ist weiterhin auch über ein eMail-Postfach möglich. Ein spezielles Postfach ist nicht notwendig. Allerdings wird von Unternehmen klar erwartet, dass sie grundsätzlich die technischen Voraussetzungen schaffen, eRechnungen empfangen und verarbeiten zu können – und wer das nicht kann, hat zukünftig keinen Anspruch mehr auf alternative (Papier-)Rechnungen.
Umgang mit Fehlern und Archivierung
Neu ist: Rechnungen mit Formatfehlern berechtigen grundsätzlich nicht mehr zum Vorsteuerabzug – außer, es gelten spezielle Übergangsregelungen oder eine Rechnung wird korrigiert. Zudem wurde klargestellt, dass die Archivierung auch außerhalb GoBD-konformer Systeme zulässig bleibt, sofern die Unveränderbarkeit der Daten sichergestellt ist.
Was offen bleibt: Das digitale Meldesystem als fehlendes Puzzlestück
Trotz vieler Details bleibt ein entscheidender Punkt ungeklärt: Das geplante digitale Meldesystem für steuerrelevante Daten wird auch in diesem BMF-Entwurf nicht behandelt. Branchenverbände und Experten hatten hierzu klare Leitplanken erwartet. Interoperable Plattform- und Netzwerkmodelle – wie etwa Peppol, das in anderen EU-Staaten längst Standard ist – werden ebenfalls nicht ausdrücklich erwähnt.
Damit bleibt die Unsicherheit für Unternehmen, wie die nächste Stufe der Digitalisierung – nämlich das automatisierte Meldesystem – konkret ausgestaltet sein wird. Klar ist jedoch: Wer jetzt seine Prozesse digitalisiert, schafft die Grundlage, um auf kommende Anforderungen schnell und flexibel reagieren zu können.
Praxistipps: Was Unternehmen und Softwarehersteller jetzt tun sollten
- Systemcheck & Update: Prüfen Sie Ihre aktuelle ERP-, Buchhaltungs- oder Branchensoftware. Unterstützt sie die Übermittlung und Verarbeitung von eRechnungen nach EN 16931? Sind alle Pflichtfelder und Formate abgedeckt?
- Prozessintegration: Integrieren Sie eRechnungslösungen in Ihre bestehenden Workflows. Achten Sie darauf, dass alle Abteilungen – von Buchhaltung bis IT – eingebunden sind.
- Kommunikation mit Partnern: Sprechen Sie mit Ihren Geschäftspartnern und Dienstleistern über die neuen Anforderungen und sorgen Sie für eine reibungslose Umstellung.
- Vorbereitung auf zukünftige Meldepflichten: Beobachten Sie die Entwicklung rund um das Meldesystem aktiv. Lösungen wie TRAFFIQX® bieten hier bereits heute eine zukunftssichere Basis.
