Die eRechnung – was bisher nur digital versierte Prozessoptimierer in großen bis sehr großen Unternehmen oder all diejenigen interessiert hat, die Rechnungen mit der öffentlichen Hand in Europa, Bund, Ländern und Gemeinden austauschen mussten, rückt ab sofort auch bei kleinen und mitteständischen Unternehmen auf der digitalen To-Do-Liste deutlich nach oben.

Rechnungssteller und -Empfänger sind oft (noch) völlig ahnungslos

Denn mit der ViDA-Initiative der EU und dem neuen Wachstumschancengesetz des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) geht nicht nur das Zeitalter der Papierrechnung in wenigen Monaten zu Ende. Ab jetzt tickt für alle Empfänger von B2B-Rechnungen in Deutschland der Countdown zum "eDay" am (voraussichtlich) 1. Januar 2025. Also den Tag, ab dem alle Unternehmen "echte" elektronische Rechnungen mit normierten strukturierten Daten empfangen und deren elektronische Verarbeitung sicherstellen müssen.

Doch wie machen Provider, Softwareanbieter und Co. den betroffenen 1,4 Millionen deutschen Unternehmen vom Blumenfachgeschäft über die renommierte Dorfbäckerei bis hin zum Hidden Champion in seiner sehr speziellen (und womöglich völlig digitalisierungsfernen) Nische klar: Auch ihr braucht die eRechnung. Und zwar dringend!?

Was tun, wenn "Elektronische Rechnungen werden Gesetz" als Argument verpufft?

Über die gefühlt noch "so ferne" eRechnungspflicht für B2B-Geschäfte ab Januar 2025 hinaus fehlt vielen Vertrieblern, Sales Representatives, Product Ownern von branchenfokussierten Softwarelösungen und anderen Compliance-, Buchhaltungs- oder IT-Verantwortlichen schlicht die vorteilsbezogene Argumentationsgrundlage. Doch wir wären nicht das Netzwerk der Netzwerke, wenn es um den elektronischen Rechnungsaustausch geht, wenn wir hier nicht weiterhelfen könnten.

100 Gründe für elektronische Rechnungen auf einen Blick!

Für alle, die zwar die eRechnung wollen, argumentativ noch etwas mehr "Futter" brauchen könnten, haben wir darum die wichtigsten Vorteile des elektronischen Rechnungsaustauschs mit Standards und Formaten wie XRechnung, ZUGFeRD & Co. zusammengestellt. Naja, und weil das nicht mal eben nur zehn Argumente sein können – alleine schon, weil das Themengebiet so breit gefächert ist – gibt es nun die 100 guten Gründe für die eRechnung.

Einfach ausdrucken und zum Kundengespräch mitnehmen. Oder auswendig lernen und damit argumentieren. Die Hauptsache aber ist, dass die Gründe beherzigt werden und verständlich an die eigenen Kunden und Kundinnen vermittelt werden.

1. Weniger abhängig von knappen Ressourcen: Bedarf an Druckern, Tinte, Umschlägen oder physischen Archivierungssystemen wird minimiert.
2. Weniger „Handarbeit“: Automatisierte Fakturierungsprozesse bedeuten, dass weniger Mitarbeiter benötigt werden, um Rechnungen zu bearbeiten, zu versenden oder einzugeben.
3. Globalisierung und Flexibilität: eRechnungen können leicht an internationale Geschäftspartner und Kunden gesendet werden, ohne sich um internationale Versandkosten oder Verzögerungen zu sorgen.
4. Verbesserte Datenanalyse: Mit elektronisch erfassten Daten können Unternehmen leichter Analysen durchführen und Einblicke in ihre Ausgaben und Einnahmen gewinnen.
5. Schnellere Konfliktlösung: Im Falle von Unstimmigkeiten oder Fehlern in einer Rechnung können diese schneller identifiziert und korrigiert werden.
6. Erhöhte Sicherheit: Digitale Rechnungen können durch Verschlüsselung und andere Sicherheitsprotokolle geschützt werden, was sie sicherer macht als physische Rechnungen, die verloren gehen, gestohlen oder einfach nur unbefugt eingesehen werden können.
7. Hohe Geschäftskontinuität: Im Falle von Naturkatastrophen oder anderen Störungen bleibt der eInvoicing-Prozess unberührt, da er digital und oftmals cloudbasiert ist.
8. Einfachere Steuer- und Audit-Prozesse: eRechnungen können leichter mit anderen digitalen Systemen synchronisiert werden, um Steuerberichten zu entsprechen oder Audits zu unterstützen.
9. Weniger Duplikate: Elektronische Systeme können Duplikate leichter erkennen und verhindern, dass dieselbe Rechnung mehrmals fakturiert oder bezahlt wird.
10. Vereinfachte Rechnungskorrektur: Bei fehlerhaften Rechnungsstellungen oder Gutschriften sind eRechnungen schneller und einfacher „zurückzurufen“ bzw. auszutauschen. Etwaige Rechnungskorrekturen sind schneller aktiv und wirksam.
11. Einfache Aktualisierung: Bei Änderungen in den Rechnungsdetails oder der Geschäftsstruktur können elektronische Rechnungssysteme leicht angepasst und aktualisiert werden, ohne den gesamten Prozess zu stören.
12. Besserer Kundenservice: Kunden haben die Möglichkeit, digitale Rechnungen online einzusehen, zu speichern und zu bezahlen, was zu einer verbesserten Kundenerfahrung führt.
13. Mobiler Rechnungsüberblick: Über gesicherte Apps oder Webseiten können Rechnungen jederzeit auch von Unterwegs eingesehen, geprüft und ggf. freigegeben werden.
14. Automatisierte Compliance: leistungsfähige eInvoicing-Systeme überprüfen automatisch, ob Rechnungen den lokalen Steuergesetzen und Vorschriften entsprechen. Und warnen vor potenziellen Problemen.
15. Schnelle Zustellung: Elektronische Rechnungen werden nahezu in Echtzeit geliefert und sind unmittelbar nach Erstellung für beide Parteien verfügbar.
16. Zugänglichkeit auch im Homeoffice: eRechnungen sind jederzeit auch von Remote-Arbeitsplätzen und von jedem Gerät aus zugänglich.
17. Skalierbarkeit: Systeme zur Rechnungserfassung und -abwicklung sind einfach an das Wachstum des Unternehmens anpassbar.
18. Automatische Updates: Softwareaktualisierungen erfolgen automatisch und stellen so die kontinuierlichen Abläufe der Rechnungsstellung sicher.
19. Keine Papierstaus: Durch deutlich reduzierte Nutzung wird das Risiko von Papierstaus in Druckern reduziert.
20. Gemindertes Verlustrisiko: Wo kein Papier ist, kann keines beschädigt werden. Das Risiko des Verlustes durch physische Beschädigung entfällt.
21. Kein Brandrisiko: Elektronische Rechnungen können, da keine physischen Varianten existieren, kein Feuer fangen.
22. Ausschluss von Verzögerungen: Vermeidung von Verzögerungen durch lange oder gestörte Postversandwege.
23. Integration von Zahlungssystemen: Volle Kompatibilität und direkte Verbindung zu Zahlungsgateways möglich.
24. Automatische Währungsumrechnung: Fakturierung bzw. Rechnungsstellung für international tätige Unternehmen in der jeweiligen Landeswährung.
25. Dokumentenverfolgung: Nachvollziehbarkeit und Nachverfolgung des gesamten Rechnungsverlaufs und -status in Echtzeit.
26. Einfachere Rückverfolgung: Schnelle Auffindbarkeit älterer Rechnungen.
27. Durchgängige Archivierung: Vollständige Archivierung älterer Rechnungen – auch über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist hinaus.
28. Einsparungen durch papierlosen Massenversand: Große Mengen von Rechnungen können gleichzeitig elektronisch versendet werden.
29. Automatisierte Erinnerungen: Erweitertes, automatisiertes Forderungsmanagement bei ausstehenden Zahlungen.
30. Weniger Inkasso: Reduzierung von Zahlungsverzug durch zeitgenaue Rechnungsstellung und Zahlungserinnerungen.
31. Gelebtes Umweltbewusstsein: Wichtiger Schritt in Richtung "grünes" Unternehmen, der glaubhaft und nachweisbar ist.
32. Jederzeit automatisierte Dateneingabe: Rechnungsdaten können automatisch zu jeder Zeit in Buchhaltungssysteme eingegeben oder darin abgeglichen werden.
33. Detaillierte Berichterstattung: Einfache Erstellung von Berichten und Analysen bzw. Zugriff darauf.
34. Reduzierung von Postgebühren: Keine Kosten für Briefmarken und Umschläge, um Rechnungen und Zahlungserinnerungen zu versenden.
35. Automatisierte Steuerberechnung: Abweichende Steuern können automatisch ausgewiesen und hinzugefügt werden.
36. Weniger physischer Speicherplatz: Der Bedarf an physischen Archiven für Zahlungsdokumentationen entfällt.
37. Erhöhte Transparenz: Hohe Verfügbarkeit bzw. Sichtbarkeit von Rechnungen für relevante Personen und Abteilungen.
38. Frühe Cashflow-Prognosen: Früher Einblick in ausstehende und zu erwartende Zahlungen, Forecasts können ad hoc erstellt werden.
39. Konsistente Rechnungsvorlagen: Einheitliches Erscheinungsbild für sämtliche (digitale) Formulare des Zahlungsmanagements.
40. Kostenreduktion bei CD-Änderungen: Weniger Mehrkosten durch Neugestaltung der Geschäftsausstattung bei Brand- und Designanpassungen
41. Automatische Archivierung: Rechnungen werden auf beiden Seiten – Rechnungssteller und -empfänger – automatisch digital gespeichert.
42. Verbesserte Datengenauigkeit: Reduziert die Chance manueller Eingabefehler durch Gegen- und Plausibilitätsprüfung.
43. Kundenkomfort: Kunden können Rechnungen nach Belieben anzeigen lassen und automatisiert bezahlen.
44. Schnelle Problemlösung: Kunden können sofortige Klarstellungen bei Anfragen zur Rechnung erhalten.
45. Flexibilität bei der Ausgestaltung: Einfacheres Hinzufügen oder Ändern von Rechnungselementen.
46. Ökologischer Fußabdruck: Weniger Verbrauch von Ressourcen und Wegfall von Transportaufwand verringert den CO2-Ausstoß.
47. Benachrichtigungen in Echtzeit: Umgehende Benachrichtigung über den Rechnungseingang/ -ausgang oder Status.
48. Reduzierte Lagerkosten: Keine Kosten für die Lagerung von Rechnungspapier oder Umschlägen.
49. Benutzerfreundlichkeit: Die meisten eInvoicing-Plattformen sind intuitiv und leicht zu bedienen.
50. Integration mit CRM-Systemen: Kompatibilität mit gängigen CRM-Systemen synchronisiert Rechnungsinformationen mit Kundendaten.
51. Provider-Support schafft Freiraum: Kein aufwändiges Management durch physisches Outsourcing an Dienstleister.
52. Kundenspezifische Workflows: Anpassbare Rechnungsprozesse für unterschiedliche Kunden oder Projekte.
53. Multi-Plattform-Zugriff: Zugriff auf Rechnungen über Desktop, Notebook, Tablet oder Smartphone.
54. Globale Compliance: Schnelle Anpassung an unterschiedlichste steuerliche Vorschriften weltweit.
55. Automatische Datenvalidierung: Überprüfung der Richtigkeit von Rechnungsdaten vor dem Versand.
56. Mehrsprachige Rechnungen: Erstellung von Rechnungen in verschiedenen Sprachen.
57. Multi-Währungs-Unterstützung: Erstellung von Rechnungen in verschiedenen Währungen.
58. Zugriff über Kundenportale: Kunden können deren Rechnungen und Zahlungen vollständig online verwalten.
59. Automatisierte Kontoabstimmung: Direkte Abstimmung mit Bankkonten und Zahlungssystemen auf Sender- und Empfängerseite.
60. Vereinfachte Rückerstattungen: Einfacherer und schnellerer Prozess für Rückerstattungen im Reklamationsfall.
61. Digitaler Fußabdruck: Jede Rechnungstransaktion hinterlässt einen verifizierbaren digitalen Datensatz zur (Nach-)Prüfung.
62. Flexiblere Zahlungsoptionen: Integration in eine Vielzahl von Zahlungssystemen.
63. Automatisierte Währungsaktualisierungen: Tagesaktuelle Währungskursänderungen können automatisch berücksichtigt werden.
64. Zeitzonen-Berücksichtigung: Anpassung an die lokale Zeitzone des Kunden bei der Rechnungsstellung.
65. Klar definierte Nutzungsbedingungen: Klare und transparente Nutzungsbedingungen für Kunden.
66. Einfache Funktionalitätserweiterung: Umfangreiche Möglichkeiten, zusätzliche Module oder Funktionen hinzuzufügen.
67. Unterstützung für periodische Rechnungen: Automatisierte Ablauferstellung wiederkehrender Rechnungen.
68. Skalierbare Infrastruktur: Unkompliziertes Erweitern der entsprechenden Anwendungen unterstützt das Wachstum des Unternehmens ohne große Infrastrukturinvestitionen.
69. Automatisierte Buchungen: Direkte Buchung in den Finanzbüchern des Unternehmens.
70. Echtzeit-Updates: Sofortige Aktualisierung von jedweden Rechnungsinformationen.
71. Reduzierte Anfragen/Rückfragen: Rückläufige Kundenanfragen bezüglich Rechnungen, da alles transparent und zugänglich ist.
72. Erweiterte Suche: Einfache Suche nach spezifischen Rechnungen oder Daten.
73. Automatisierte Datenmigration: Einfacher Umzug von Daten im Falle eines Systemwechsels.
74. Digitale Unterschrift: Nutzen von elektronischen Signaturen für noch mehr Authentizität - optional.
75. Verbesserte Zusammenarbeit: Teams können gleichzeitig auf Rechnungen zugreifen und daran arbeiten.
76. Kundenbeziehungen stärken: Durch Transparenz und Effizienz verbesserte Beziehung zu Kunden.
77. Minimierung von Betrugsrisiken: Vordefinierte, elektronische Sicherheitsprotokolle minimieren Risiken.
78. Generell optimierte Prozesse: Möglichkeit zur Neugestaltung und Optimierung des gesamten Rechnungsprozesses.
79. Individuelle Anpassung: Anlass- und Kunden-bezogene, anpassbare Vorlagen und Felder.
80. Cloud-Sicherheit: Hochmoderne Sicherheitsmaßnahmen in Cloud-basierten Systemen.
81. Automatisierte Backups: Tägliche oder stündliche Sicherungen von Rechnungsdaten; bei Bedarf redundant.
82. Automatisierte Datenbereinigung: Sicheres und gesetzeskonformes Entfernen alter oder nicht mehr benötigter Rechnungen.
83. Automatisierte Mahnprozesse: Abläufe zur automatischen Nachverfolgung und -forderung von überfälligen Rechnungen.
84. Aktuelle Steueranpassungen: Schnelle Reaktion und leichtere Anpassung von Rechnungsvorlagen bei Steuersatz-Änderungen.
85. Möglichkeit des Kundenfeedbacks: Optional integrierte Feedback-Optionen für Kunden.
86. Integration in weitere Business-Tools: Verknüpfung mit ERP, CRM, HRM usw.
87. Schnellere Forderungsrealisierung: Beschleunigte Zahlungszyklen im gesamten Forderungsmanagement.
88. Automatisierte Versionierung: Detaillierte Nachverfolgung von Änderungen und Aktualisierungen in Rechnungen.
89. Digitaler Beleg: Elektronische Belege für bezahlte Rechnungen, etwa zur Lieferungsfreischaltung etc.
90. Automatisierte Skontoprozesse: Prüfung der Berechtigung und Anwendung von Skonti automatisiert.
91. Zukunftssicherheit: eInvoicing ist der klare Trend für die Zukunft, was die Anpassungsfähigkeit des Unternehmens an zukünftige Geschäftsmodelle sicherstellt.
92. Schon jetzt up to date: Sicherheit bei der Erfüllung gesetzlicher Vorgaben noch vor Inkrafttreten der Bestimmungen.
93. Zugewinn an Vertrauen: Mehr Vertrauen im unternehmerischen Zahlungsverkehr durch EU-weite Maßstäbe.
94. Entlastung kleinerer Betriebe: Personalentlastung auch und vor allem für kleine und mittelständische Unternehmen.
95. Einheitliche Rechnungsformate: Plattformkompatibilität durch vereinheitlichte Rechnungsformate.
96. Fälschungssicherheit: Schutz vor gefälschten Rechnungen von kriminellen Dritten durch gegenseitige Verifizierung der Transaktionen.
97. Schutz vor internen Geisterrechnungen: Das Ausstellen falscher Rechnungen durch Mitarbeiter mit hoher krimineller Energie wird nahezu vollständig verhindert.
98. Nachträgliche Anpassungen unmöglich: Änderungen an der tatsächlichen Rechnung, ob nun gewollt oder unbeabsichtigt, sind ausgeschlossen.
99. Automatische externe Buchhaltung: eRechnungen können direkt in die Buchhaltung externer Steuerkanzleien oder Buchhaltungsservices importiert werden, wodurch der Buchhaltungsprozess weiter automatisiert wird.
100. Vollautomatisierte Workflows: eRechnungen ermöglichen die Automatisierung von Genehmigungs- und Zahlungsworkflows, was die Effizienz in der Buchhaltung erhöht.