Seit 2008 geistert das Kürzel PEPPOL durch die eRechnungs-Landschaft. Ungefähr weiß auch fast jeder, der sich mit dem elektronischen Dokumentenaustausch beschäftigt, was sich dahinter verbirgt. Aber oftmals eben nur ungefähr. Wir haben deshalb einmal die wichtigsten Informationen rund um das europäische Netzwerk für die digitale öffentliche Beschaffung im öffentlichen Sektor in einer kurzen Übersicht zusammengefasst.

First things first: PEPPOL steht für "Pan-European Public Procurement OnLine". Es beschreibt ein internationales Netzwerk, das den elektronischen Austausch standardisierter Transaktionsdokumente wie Rechnungen und Bestellungen ermöglicht. Und das eben über ein sicheres und interoperables Netzwerk. Entwickelt wurde es ursprünglich, um die öffentliche Beschaffung – also Ausschreibungen im öffentlichen Vergabeverfahren – innerhalb der Europäischen Union zu vereinfachen und zu standardisieren. Doch mittlerweile wird es weltweit von Unternehmen und Organisationen in verschiedenen Branchen genutzt.

Elektronische Rechnungen über das PEPPOL-Netzwerk verschicken? Besonders schnell, sicher und einfach!

PEPPOL ist Teil des Rahmenprogramms für Wettbewerbsfähigkeit und Innovation (CIP) der Europäischen Kommission (European Commission’s Competitiveness and Innovation Framework Programme’s ICT Policy Support Programme) und besteht aus einem Konsortium mit 17 Projektpartnern aus elf europäischen Ländern (Dänemark, Deutschland, Finnland, Frankreich, Griechenland, Großbritannien, Italien, Norwegen, Österreich, Portugal und Schweden).

Das Herzstück von PEPPOL ist sein standardisiertes Set an Dokumentenformaten und Übertragungsprotokollen, die es den Teilnehmern ermöglichen, Geschäftsdokumente elektronisch und automatisiert auszutauschen. Unabhängig von den individuellen IT-Systemen, die sie nutzen. Durch den Einsatz von PEPPOL können Unternehmen und Organisationen ihre Geschäftsprozesse effizienter gestalten, Fehler reduzieren und die Verarbeitungszeit von Dokumenten verkürzen.

In der Praxis funktioniert der Austausch von eRechnungen über PEPPOL ganz einfach: 

1. Ein Rechnungssteller (z.B. ein Lieferant) übermittelt seine elektronische Rechnung über einen Zugangspunkt (PEPPOL Access Point), der über die PEPPOL-Participant-ID den zugehörigen Empfangszugangspunkt des Rechnungsempfängers identifiziert.
2. Nachdem die elektronische Rechnung beim Zugangspunkt des Empfängers eingegangen ist, wird sie dem Empfänger (Auftraggeber) zur Verfügung gestellt.

In Deutschland sind die öffentlichen Plattformen für den elektronischen Rechnungseingang, ZRE (für Rechnungen an die unmittelbare Bundesverwaltung) und OZG-RE (für Rechnungen an die mittelbare Bundesverwaltung, übrigens bereitgestellt von TRAFFIQX-Provider Bundesdruckerei), mit dem Zugangspunkt des Empfängers, typischerweise Behörden und Bundesverwaltungseinrichtungen, verbunden. Innerhalb dieser Plattformen dient die Leitweg-ID als spezifisches Adressierungsmittel für die Behörden und Einrichtungen.

Ein Lieferant, der die PEPPOL-Participant-ID seines Kunden in der betreffenden Plattform hinterlegt und den Übertragungsweg aktiviert hat, ist in der Lage, seine elektronischen Rechnungen über PEPPOL an die Rechnungseingangsportale zu senden. Die angebundenen Behörden und Einrichtungen können diese Rechnungen dann über PEPPOL von der Plattform abrufen und in ihren Systemen entsprechend weiterbearbeiten. Das klingt kompliziert, ist aber technisch gesehen sehr simpel. Das TRAFFIQX®-Netzwerk ist ein PEPPOL-AP, der also exakt dafür nutzbar ist: B2G und B2B als Empfänger und Sender.

Wer nutzt alles PEPPOL für den digitalen Austausch von Dokumenten?

PEPPOL wird von einer breiten Palette von Organisationen und Unternehmen genutzt. Dazu gehören unzählige Regierungen und öffentliche Einrichtungen in ganz Europa. Aber auch darüber hinaus haben staatliche Einrichtungen PEPPOL für die elektronische Beschaffung und Rechnungsstellung vorgeschrieben oder empfohlen. Daneben sind es Unternehmen, die Produkte oder Dienstleistungen an öffentliche Einrichtungen liefern. Sie nutzen PEPPOL, um ihre Rechnungen und andere Geschäftsdokumente elektronisch zu übermitteln. Auch viele große Unternehmen aus der Privatwirtschaft nutzen mittlerweile das erprobte PEPPOL-Netzwerk, um den Dokumentenaustausch mit ihren Lieferanten und Kunden zu vereinfachen und zu standardisieren.

Selbst im Bereich kleiner und mittelständischer Unternehmen (KMU) profitieren heute immer mehr Betriebe von den Effizienzsteigerungen und Kosteneinsparungen, die PEPPOL bietet. Insbesondere, wenn sie Geschäfte mit der öffentlichen Hand machen. 

Welche Vorteile bringt PEPPOL einem "normalen" Unternehmen?

Die Nutzung von PEPPOL bietet eine Reihe von Vorteilen. Dazu zählt natürlich die Effizienzsteigerung, denn durch die Automatisierung des Dokumentenaustauschs können Unternehmen Zeit und Ressourcen sparen. Diese müsste sonst für manuelle Prozesse aufgewendet werden. Aber auch in puncto Kosteneinsparungen kann PEPPOL überzeugen. Der elektronische Rechnungsaustausch (auf Englisch übrigens "eInvoicing") bringt weniger Aufwand mit Papierkram mit sich. Und eine schnellere Verarbeitung von Geschäftsdokumenten führt zu niedrigeren Betriebskosten. Außerdem reduzieren automatisierte Prozesse das Risiko von Fehlern, die bei der manuellen Eingabe von Daten auftreten können. Last but not least bietet PEPPOL ein hohes Maß an Sicherheit und Vertraulichkeit für den Austausch sensibler Geschäftsinformationen.

Global statt lokal? Das PEPPOL-Netzwerk kann beides!

Eines der Hauptmerkmale vom PEPPOL ist die internationale Kompatibilität. PEPPOL ermöglicht es Unternehmen, mit internationalen Partnern zu kommunizieren und Geschäfte zu machen, ohne sich um unterschiedliche Standards und Protokolle sorgen zu müssen. Das schafft zusätzlich zum internationalen Geschäftsbetrieb auch den Zugang zu neuen Märkten. Die Fähigkeit, PEPPOL zu nutzen, kann Unternehmen Türen zu neuen Geschäftsmöglichkeiten öffnen, insbesondere im öffentlichen Sektor.

PEPPOL ist eine leistungsfähige Plattform, die den elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten über Grenzen und Systeme hinweg vereinfacht. Es bietet Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen erhebliche Vorteile in Form von Effizienzsteigerungen, Kosteneinsparungen, verbesserter Genauigkeit und sicherem Datenaustausch. Mit seiner wachsenden Akzeptanz und Nutzung bietet PEPPOL eine solide Grundlage für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen weltweit, was es zu einem wichtigen Werkzeug für Unternehmen macht, die in der heutigen vernetzten Wirtschaft wettbewerbsfähig bleiben möchten.

PEPPOL, XRechnung und ZUGFeRD – passt das überhaupt zusammen?

Neben PEPPOL gibt es im Zusammenhang mit der eRechnung noch weitere Formate, die unbedingt erwähnt sein müssen - gerade im deutschen Kontext. Wir halten dazu fest: PEPPOL eRechnungen zeichnen sich durch ihre Eignung für Unternehmen, die Wert auf Flexibilität und Automatisierung legen, aus. PEPPOL stellt dabei eine gute Wahl dar, denn es ermöglicht die Verarbeitung von Rechnungen in verschiedenen Formaten und wird von der öffentlichen Verwaltung überall in Europa anerkannt. Da dieses Format europaweit im öffentlichen Sektor verlangt und akzeptiert wird, entfallen Sorgen um Kompatibilitätsprobleme, was wiederum die Kosten für Übermittlung und Verarbeitung der Rechnungen reduziert.

Was ist mit PEPPOL und Rechnungen im ZUGeRD-Format?

Für Unternehmen, die sich vornehmlich auf den (deutschen) B2B-Markt konzentrieren, ist der "Zentrale User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland" – kurz ZUGFeRD – als Format dagegen seit einigen Jahren die ideale Wahl. Denn: ZUGFeRD-Rechnungen bestehen neben dem typischen Rechnungsdatensatz aus einem visuellen Teil im PDF-Format. Das erleichtert die (manuelle) Verarbeitung durch Unternehmen, die möglicherweise unterschiedliche oder keine spezielle Software nutzen, noch nicht so stark digitalisiert sind oder einfach gerne “sehen” möchten, was an Rechnungen so reinkommt. Das hybride Rechnungsformat ermöglicht eine flexible Anwendung für die Rechnungserstellung an verschiedene B2B-Kunden und bietet den Vorteil, dass auch Rechnungen mit umfangreicheren Informationsbedürfnissen versendet werden können - und das auch (noch) per E-Mail, wenn es sein muss. Ein weiteres Argument für das hybride Format ist der strukturelle (XML)-Teil des ZUGFeRDs, da dieser durch ERP- und Warenwirtschaftssysteme automatisiert maschinell verarbeitbar ist.

Was ist mit PEPPOL und elektronischen Rechnungen im Format XRECHNUNG?

Das Format XRechnung hingegen entspricht genau den Vorgaben der EU sowie den spezifischen Bedürfnissen des öffentlichen Sektors in Deutschland. Es eignet sich daher besonders für Rechnungen an Auftraggeber der öffentlichen Hand. Ein ganz praktischer Nachteil für die Verwendung durch B2B-Rechnungssteller und -empfänger: XRechnungen bestehen (anders als ZUGFeRD-Rechnungen) ausschließlich aus einer XML-Datei. Um eine XRechnung zu verarbeiten sind also spezifische Tools erforderlich. Das könnte einige Unternehmen dazu veranlassen, sich für alternative Formate zu entscheiden. Trotz dieser Einschränkung ist XRechnung für die Unterstützung der automatisierten Verarbeitung von Rechnungen von Bedeutung, was zu schnelleren Zahlungen an Dienstleister und Kunden im öffentlichen Sektor führt.

So funktioniert der Rechnungsaustausch über PEPPOL

Und wie sieht das in der Praxis aus? Der Versand über PEPPOL (Pan-European Public Procurement On-Line) folgt einem standardisierten Prozess, der den sicheren und interoperablen Austausch von Geschäftsdokumenten zwischen verschiedenen Organisationen ermöglicht. Dieser Prozess wird durch das PEPPOL-Netzwerk erleichtert, das auf einer Reihe von technischen Spezifikationen und Protokollen basiert. Ein wesentliches Merkmal von PEPPOL ist die Verwendung des sogenannten 4-Corner-Modells, bei dem der eigentliche elektronische Rechnungsaustausch nicht zwischen Rechnungssteller und Empfänger direkt, sondern über zwei gesonderte Zugangspunkte (die bereits mehrfach genannten PEPPOL Access Points bzw. Die entsprechenden eService-Provider von Sender und Empfänger) abgewickelt wird.

Und wie ist der Ablauf?

Identifikation und Zustellung: Jede Organisation im PEPPOL-Netzwerk wird durch eine eindeutige Teilnehmeridentifikation (PEPPOL Participant Identifier) gekennzeichnet. Wenn ein Dokument gesendet wird, verwendet der Access Point des Absenders diese Identifikation, um den richtigen Empfänger im Netzwerk zu finden und das Dokument entsprechend zuzustellen.

• Standardisierung: Die Verwendung standardisierter Formate und Protokolle ermöglicht einen reibungslosen und automatisierten Austausch elektronischer Dokumente mit Unternehmen, Behörden und anderen Sendern/Empfängern, unabhängig von den individuellen IT-Systemen der beteiligten Parteien.
• Sicherheit und Compliance: PEPPOL legt strenge Sicherheitsanforderungen fest, einschließlich der Verschlüsselung von Datenübertragungen und der Authentifizierung der Netzwerkteilnehmer, um die Vertraulichkeit und Integrität der ausgetauschten Informationen zu gewährleisten.

Durch die Nutzung des PEPPOL-Netzwerks können Organisationen effizient, sicher und standardisiert Dokumente mit einer Vielzahl von Geschäftspartnern austauschen, was die Geschäftsprozesse erheblich vereinfacht und beschleunigt. 

Über den Autor

Uwe Gibis ist Produkt- und Interoperabilitätsmanager beim TRAFFIQX ® -Netzwerk. Seit 2020 trägt er mit seiner Expertise im Anforderungsmanagement für B2B- und B2G-Interoperabilität wesentlich zur Optimierung der netzwerkweiten Serviceangebote von TRAFFIQX® bei. Mit seiner tiefgreifenden Erfahrung in E-Invoicing, ERP-, Recruitment- und CRM-Systemen sowie seiner Leidenschaft für die Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen, sieht er sich als Teil der vordersten Front der digitalen Revolution. Gibis ist zudem aktiv in den wichtigen Branchenverbänden und hält sich durch fortwährende Fortbildung technisch auf dem Laufenden.