Eine eRechnung (oft auch E-Rechnung geschrieben oder als e-Invoice bezeichnet) ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Im Gegensatz zu einer herkömmlichen Papierrechnung oder einer PDF-Rechnung ermöglicht das strukturierte Format die automatische und elektronische Verarbeitung. In Deutschland (und der gesamten EU) müssen diese elektronischen Rechnungsformate zukünftig zudem bestimmte semantische und strukturelle Voraussetzungen erfüllen. Konkret heißt das: Sie müssen den Vorgaben der EU-Norm EN 16931 entsprechen. In Deutschland sind das vor allem zwei Standards, die XRechnung (welche bereits vor einigen Jahren zur Einführung des eRechnungsempfangs durch die öffentliche Hand entwickelt wurde) und ZUGFeRD ("ein Akronym für "Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland"), letzteres mindestens ab Version 2.0.1.

Die Verpflichtung zum eInvoicing tritt schrittweise ab dem 1. Januar 2025 in Kraft. Der genaue Zeitpunkt, ab dem Ihr Unternehmen betroffen ist, hängt von verschiedenen Faktoren wie der Unternehmensgröße und der Art der Geschäftstätigkeit ab. Konkret bedeutet das: Die Einführung der verpflichtenden elektronischen Rechnung (eRechnung) für den B2B-Bereich in Deutschland erfolgt in mehreren Phasen:

1. Empfangspflicht ab 1. Januar 2025: Ab diesem Datum müssen alle Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, elektronische Rechnungen gemäß der europäischen Norm EN 16931 zu empfangen. Diese Norm umfasst Formate wie XRechnung und ZUGFeRD 2.0.1 oder höher (und alle entsprechenden ausländischen Formate wie Factur-X aus Frankreich, FatturaPA aus Italien etc.)​​.
2. Übergangsphase bis Ende 2026: Während dieser Phase können Unternehmen weiterhin Papierrechnungen und andere elektronische Formate wie PDF verwenden, letztere allerdings nur mit Zustimmung des Empfängers. Unternehmen sollen jedoch bevorzugt eRechnungen ausstellen und empfangen​​.
3. Pflicht zur Ausstellung ab 2027: Ab dem 1. Januar 2027 müssen alle Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro elektronische Rechnungen ausstellen. Für Unternehmen mit einem geringeren Umsatz gilt diese Verpflichtung ab dem 1. Januar 2028. Bis dahin dürfen sie weiterhin andere Rechnungsformate verwenden​.
4. Einführung eines elektronischen Meldesystems zur Umsatzsteuer ab 2028 (oder später): Ein digitales Meldesystem für Rechnungen, das in Deutschland dem Einvernehmen nach 2028 geplant ist, soll die Finanzverwaltung bei der Kontrolle des Vorsteuerabzugs unterstützen und die Umsatzsteuerlücke verringern. Dieses System wird auf EU-weiten Vorgaben (ViDA) basieren und sowohl für nationale als auch grenzüberschreitende Transaktionen relevant sein​.

Die schrittweise Einführung soll den Unternehmen ausreichend Zeit zur Anpassung ihrer Systeme und Abläufe geben, um die neuen gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Die Ziele sind neben der Bekämpfung von Umsatzsteuerbetrug auch die Reduzierung der Verwaltungskosten und die Förderung der Digitalisierung der Geschäftsprozesse​​.

Eine "echte" elektronische Rechnung muss bestimmte Mindestanforderungen erfüllen, um rechtskonform zu sein. Diese Anforderungen betreffen sowohl den Inhalt als auch das Format der Rechnungen. Zu den wichtigsten Anforderungen zählen:

Inhaltliche Anforderungen

Eine elektronische Rechnung muss die gleichen 10 Mindest-Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG enthalten wie eine herkömmliche Papierrechnung. Diese umfassen:

1. Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers sowie des Leistungsempfängers.
2. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers.
3. Ausstellungsdatum der Rechnung.
4. Fortlaufende Rechnungsnummer, die einmalig vergeben wird.
5. Menge und Art der gelieferten Produkte oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung.
6. Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung oder den Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts, sofern dieser Zeitpunkt feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum identisch ist.
7. Entgelt (Nettobetrag) für die Lieferung oder sonstige Leistung, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen.
8. Anzuwendender Steuersatz sowie der auf das Entgelt entfallende Steuerbetrag (die Umsatzsteuer) oder ein Hinweis auf eine Steuerbefreiung.
9. Im Voraus vereinbarte Entgeltminderungen, wie Rabatte, Boni oder Skonti, sofern diese nicht bereits im Entgelt berücksichtigt sind.
10. Gutschrift (wenn die Rechnung durch den Leistungsempfänger ausgestellt wird, ist der Hinweis "Gutschrift" notwendig).

Formatanforderungen

Eine elektronische Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen, das die automatisierte und elektronische Verarbeitung ermöglicht. In Deutschland gängig und zulässig sind:

• XRechnung: Ein XML-basiertes Format, das von der deutschen Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) entwickelt wurde.
• ZUGFeRD 2.0: Ein hybrides Format, das sowohl eine PDF/A-3-Datei als auch einen eingebetteten XML-Datensatz enthält.

Technische Anforderungen

• Authentizität der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts: Die Rechnung muss sicherstellen, dass der Rechnungsaussteller identifiziert werden kann und der Inhalt seit der Ausstellung nicht verändert wurde. Das kann durch elektronische Signaturen, EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange) oder durch innerbetriebliche Kontrollverfahren gewährleistet werden​.
• Lesbarkeit: Die elektronische Rechnung muss maschinenlesbar sein, was durch den strukturierten Datensatz nach einheitlichen EU-Vorgaben erreicht wird​​.

Archivierung

• Elektronische Archivierung: Die elektronischen Rechnungen müssen für die vorgeschriebene Dauer von zehn Jahren aufbewahrt werden. Die Archivierung muss revisionssicher erfolgen, d.h., die Rechnungen müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist unverändert, vollständig und jederzeit lesbar sein. Genaueres Regeln die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff)​.

Weitere rechtliche Aspekte

• Einwilligung des Empfängers: Bis Ende 2026 muss der Empfänger elektronischen Rechnungen zustimmen, wenn es sich dabei nicht um EN 16931-konforme digitale Dokumente handelt. Ab 2027 entfällt diese Zustimmungspflicht​.

Ja, es gibt bestimmte Ausnahmen, beispielsweise für Kleinunternehmen oder in Fällen, in denen eine derartige digitale Rechnung technisch oder wirtschaftlich unzumutbar ist. Die genauen Ausnahmen (z.B. Fahrscheine, Kleinstbetragsrechnungen etc.) stehen hier.

Bei Nichteinhaltung der eRechnungspflicht können Bußgelder verhängt werden. Außerdem kann es zu Verzögerungen bei Zahlungen und weiteren rechtlichen Konsequenzen kommen. Sicher ist das aber (noch) nicht.

Ihr IT-System muss in der Lage sein, strukturierte Datenformate wie XRechnung zu verarbeiten und sicher zu übermitteln. Dazu sind entsprechende Softwarelösungen und gegebenenfalls Anpassungen an bestehenden Systemen erforderlich. Besonders einfach gelingt die Umstellung mit Unterstützung eines externen Dienstleisters (einem sogenannten eInvoicing Providers). Denn dieser sorgt nicht nur dafür, dass der Empfang aller EU-konformen eRechnungsformate (auch aus dem Ausland) reibungslos funktioniert. Auch der Versand an nationale, europäische und globale Geschäftspartner ist mit einem entsprechenden Provider kein Problem. 

Gerade für kleinere Rechnungsvolumina von wenigen zehn bis hundert Rechnungen in Ein- und Ausgang pro Monat gibt es bereits heute verschiedene Softwarelösungen wie DATEV Unternehmen online oder diverse Branchensoftware-Lösungen. Ob gerade die große Anzahl der letzteren jedoch bis zum Stichtag am 1. Januar 2025 bereits technisch komplett bereit für die eRechnung sein werden, lässt sich nur schwerlich voraussagen. Spezialisierte Anbieter für eInvoicing wie die erfahrenen Provider des TRAFFIQX® Netzwerkes können aber auch hier weiterhelfen - entweder direkt an Ihrem individuellen ERP-System in Ihrem Unternehmen. Oder in Form einer speziellen API-Schnittstelle, mit welcher betroffene Softwareanbieter ihr komplettes Produkt im Handumdrehen fit für den elektronischen Rechnungsaustausch machen.

Die Integration von elektronischem Rechnungsein- und -ausgang erfordert eine sorgfältige Planung und möglicherweise die Unterstützung durch IT-Experten. Die von Ihnen präferierte sollte kompatibel mit Ihren bestehenden Systemen sein und reibungslos in Ihre Geschäftsprozesse integriert werden können.

Zu den Sicherheitsmaßnahmen gehören die Verwendung von sicheren Übertragungswegen, Verschlüsselungstechnologien und gegebenenfalls eine elektronische Signatur. Es ist wichtig, dass die Integrität und Vertraulichkeit der Daten während des gesamten Prozesses gewährleistet sind.

Elektronische Rechnungen müssen in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format archiviert werden, das während der gesamten Aufbewahrungsfrist lesbar bleibt. Genaueres regeln die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff)​. 

Die Einführung des elektronischen Rechnungsaustauschs (oder zumindest es elektronischen Rechnungsempfangs) erfordert eine Anpassung der internen Prozesse, einschließlich der Rechnungsstellung, -prüfung und -freigabe. Automatisierung und elektronische Workflows werden wichtiger, um die Effizienz zu steigern. Sie wissen nicht, wie und wo Sie anfangen sollen? Sprechen Sie uns an!

Die Schulung Ihrer eigenen Mitarbeitenden ist entscheidend für den erfolgreichen Übergang zum elektronischen Rechnungsempfang (und ggf. auch -versand). Das kann durch interne Workshops, Schulungen durch Softwareanbieter oder externe Schulungsprogramme erfolgen. Oder Sie verlassen sich auf das nachweislich erfolgreiche Success-Management im TRAFFIQX® Netzwerk!

Der Rechnungsfreigabeprozess muss möglicherweise digitalisiert und automatisiert werden, um den Anforderungen der eRechnung gerecht zu werden. Das kann den Einsatz von Workflow-Management-Tools und elektronischen Signaturen umfassen. Unser Tipp: Um das Beste aus der digitalen Umstellung herauszuholen, kann es sich lohnen, einen externen Beratungsdienstleister hinzuzuziehen. Oder Sie setzen gleich auf die Expertise eines der größten eRechnungs-Netzwerke Europas. Wir beraten Sie gerne!

Die Integration des elektronischen Rechnungsaustauschs in Ihr ERP-System erfolgt durch die Implementierung entsprechender Schnittstellen und Plugins, die den reibungslosen Datenaustausch ermöglichen. Hierbei ist die Unterstützung durch Ihren ERP-Anbieter oder einen erfahrenen eInvoicing-Provider oft sehr hilfreich. Wir haben hierfür beispielsweise eine eigene eRechnungs-Schnittstelle entwickelt, die den Zugang zum reibungslosen Rechnungsaustausch über das TRAFFIQX Netzwerk sicherstellt.

Zu den notwendigen Schritten gehören die Auswahl und Implementierung der richtigen Software bzw. der geeigneten Schnittstelle, die Anpassung der internen Prozesse, die Schulung der betroffenen Mitarbeitenden in Buchhaltung, Controlling, Einkauf etc. und die Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher Anforderungen.

Elektronische Rechnungen müssen den gleichen steuerlichen Anforderungen wie herkömmliche Rechnungen entsprechen. Das umfasst die Angabe aller relevanten Informationen wie Steuersätze und Steuerbeträge sowie die ordnungsgemäße Archivierung. Mehr dazu erfahren Sie hier.

Die Einhaltung der steuerlichen Vorschriften sollte durch interne Kontrollen sichergestellt werden. Es ist wichtig, dass dabei alle gesetzlichen Anforderungen eingehalten werden, um rechtliche Probleme zu vermeiden. Besonders lohnend erweisen sich in diesem Zusammenhang beispielsweise dedizierte und automatisierte Lösungskomponenten zur inhaltlichen Prüfung (Validatoren) und Sichtbarmachung (Viewer) der eingehenden elektronischen Rechnungsdatensätze.

Die Kosten der Umstellung können variieren und umfassen die Anschaffung von Software, Schulungen, IT-Anpassungen und mögliche Beratungskosten. Oder Sie entscheiden sich gleich für ein entsprechendes, besonders kosteneffizientes Volumenmodell. Denn hier sparen Sie nicht nur bei den initialen Implementierungskosten. Auch die notwendigen Aufwendungen für den stets gesetzes- und vorgabenkonformen Betrieb auf dem aktuellsten technischen Stand sind bei einer solchen Providerlösung deutlich geringer.

Es gibt verschiedene Fördermöglichkeiten und Programme, die Unternehmen bei der Digitalisierung unterstützen können. Informationen zu spezifischen Förderprogrammen sind bei den zuständigen Behörden erhältlich - oftmals auch auf landes- oder gar kommunaler Ebene.

Die Echtheit und Unversehrtheit einer digital empfangenen Rechnung kann durch den Einsatz elektronischer Signaturen und Validierungstools überprüft werden. Das ist wichtig, um die rechtlichen Anforderungen zu erfüllen.

Ihre Lieferanten und Kunden müssen spätestens ab 2028 ebenfalls eRechnungen verwenden. Achtung:  Insbesondere dann wenn sie mit öffentlichen Auftraggebern (für die es ganz eigene Rechnungsplattformen wie den ZRE des Bundes, die OZG-RE, zahlreiche weitere Landeslösungen und andere, noch individuellere Übertragungswege gibt) zusammenarbeiten oder bestimmte Umsatzschwellen überschreiten, womöglich auch schon deutlich früher bzw. bereits jetzt..

Eine klare Kommunikation über die bevorstehenden Änderungen ist wichtig. Das kann durch Informationsschreiben, Meetings und Schulungen erfolgen, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten vorbereitet sind. Oder Sie verlassen sich gleich auf das ausgezeichnete Success-Management eines der größten eRechnungs-Netzwerke Europas.

In solchen Fällen sollten Sie den Dialog suchen und die Vorteile des eInvoicings erläutern. Gegebenenfalls können Übergangslösungen gefunden werden, bis alle Beteiligten die Umstellung vollzogen haben. Weisen Sie notfalls aber auch darauf hin, dass ab spätestens 2028 kein Weg mehr daran vorbeiführt. 

Übrigens: Wer die digitale Umstellung der eigenen Rechnungsprozesse mit einem der erfahrenen TRAFFIQX® Provider in Angriff nimmt, profitiert auch bei der "Lieferanten-Überzeugungsarbeit" von der jahrelangen Erfahrung eines der größten eInvoicing-Netzwerke Europas. Denn mit unseren erprobten und nachweislich erfolgreichen Onboardings-Prozessen sowie einem einzigartigen Customer-Success-Management lassen wir Sie auch hierbei nicht im Stich.

Die akzeptierten Formate können variieren. Zu den gängigsten in Deutschland gehören XRechnung und ZUGFeRD. Es ist wichtig, sich mit den Geschäftspartnern abzustimmen, um die kompatiblen Formate zu identifizieren und unnötige Redundanzen zu vermeiden.

Internationale Geschäftspartner sollten in den Umstellungsprozess einbezogen und über die spezifischen Anforderungen informiert werden. Es ist wichtig, dass die eRechnungen internationalen Standards entsprechen. In Europa vereinfacht die allgemeinverbindliche EU-Norm EN 16931 zwar diesen Angleichungs- und Abstimmungsprozess. Der "digitale Teufel" liegt dabei allerdings oft im pan-europäischen Format-Detail.

Elektronische Signaturen müssen den Anforderungen der eIDAS-Verordnung entsprechen. Diese Verordnung regelt die elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen in der EU.

Der Datenschutz muss durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen gewährleistet werden. Dazu gehören auch die sichere Speicherung und Übertragung von Daten sowie die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

eRechnungen unterliegen denselben Aufbewahrungsfristen wie herkömmliche Rechnungen. In Deutschland beträgt die Aufbewahrungsfrist in der Regel zehn Jahre. Genaueres regeln die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff)​.  Hinweis: Im Rahmen des geplanten 4. Bürokratie-Entlastungsgesetzes (BEG-IV) soll diese Aufbewahrungsfrist auf acht Jahre verkürzt werden. Das Gesetz befindet sich allerdings noch im Entwurfsstatus.

Es müssen alle relevanten Informationen zur Erstellung, Übermittlung und Archivierung von eRechnungen dokumentiert werden. Das umfasst auch die Nachweise zur Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen. Sprich: Sie brauchen eine Verfahrensdokumentation.

Für solche Fälle sollten klare Prozesse definiert werden, wie diese Rechnungen behandelt werden. Gegebenenfalls können diese Rechnungen in ein elektronisches Format umgewandelt werden, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen. Ein Szenario, das nach 2028 allerdings eher im internationalen, außereuropäischen rechnungsverkehr noch eine mögliche Rolle spielen dürfte.