eRechnungen und gesetzliche Pflichtangaben: Fehler in elektronischen Rechnungen erkennen und vermeiden
Rechnungen sind ein fester Bestandteil jedes Geschäftslebens – und ihre gesetzlichen verpflichtenden Angaben kennt fast jeder Unternehmer. Doch 2025 wird alles ein wenig komplizierter: Mit der Einführung der eRechnungspflicht müssen diese Angaben nicht mehr nur korrekt sein, sondern auch in einem standardisierten, strukturierten elektronischen Format gemäß EN 16931 vorliegen. Das macht die automatisierte Verarbeitung im Gegensatz zu Papierrechnungen oder einfachen PDFs deutlich schneller, einfacher und weniger fehlerbehaftet. Doch wie funktioniert das eigentlich genau?
Pflichtangaben und Pflichtfelder: Der Weg zur fehlerfreien eRechnung für Unternehmen
Plötzlich stehen Unternehmen vor Fragen wie: Was genau gehört in eine Rechnung, damit sie den steuerlichen Vorgaben entspricht? Und: Wie übersetzt man diese Angaben in die strukturierten Felder (BT-Felder) einer eRechnung? In diesem Beitrag liefern wir Antworten – und erklären, was Sie außerdem beachten müssen, damit Ihre eRechnungen nicht vom Empfänger oder später vom Finanzamt zurückgewiesen werden.
Gesetzliche Pflichtangaben: Die Grundlage jeder Rechnung in allen Formaten
Laut § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) müssen Rechnungen in Deutschland bestimmte Pflichtangaben enthalten, um steuerlich gültig zu sein. Hier die wichtigsten Anforderungen:
- Name und Anschrift von Rechnungssteller und Rechnungsempfänger
- Rechnungsnummer: Eine fortlaufende, einmalige Nummer ist erforderlich
- Rechnungsdatum: Das Ausstellungsdatum der Rechnung zählt ebenfalls zu den Pflichtangaben
- Menge und Art der gelieferten Waren oder Dienstleistungen an den Leistungsempfänger
- Zeitpunkt der Lieferung oder Leistungserbringung
- Entgelt (Nettobetrag), aufgeschlüsselt nach Steuersätzen
- Umsatzsteuerbetrag bzw. Hinweis auf Steuerbefreiung (z.B. nach § 19 UStG)
- Anzuwendender Umsatzsteuersatz
- Steuernummer oder USt-IdNr. des ausstellenden Unternehmens
Diese Angaben sind bereits auf klassischen Papierrechnungen unerlässlich. Doch wie überträgt man diese Informationen in die Welt der eRechnung?
Pflichtangaben und ihre BT-Felder bei der elektronischen Rechnungsstellung
In einer eRechnung werden die oben genannten Pflichtangaben nicht einfach als Text dargestellt, sondern in strukturierte Datenfelder – die sogenannten BT-Felder (Business Terms) – übersetzt. Diese Felder sorgen dafür, dass die Rechnung maschinenlesbar ist und automatisiert verarbeitet werden kann.
Ein Beispiel:
- Die Rechnungsnummer wird bei den nach CEN-Norm strukturierten elektronischen Rechnungen grundsätzlich in das Feld BT-1 eingetragen.
- Das Rechnungsdatum landet bei der elektronischen Rechnungsstellung in BT-2.
- Der Gesamtbetrag ohne Umsatzsteuer gehört im elektronischen Format ins Feld BT-109.
Um diese Zuordnung klarer zu machen, haben wir eine praktische Infografik erstellt, die zeigt, wie die entscheidendsten steuerrelevanten Pflichtangaben in die wichtigsten dafür vorgesehenen BT-Felder übersetzt werden müssen:
Die (aller-)wichtigsten BT-Felder und Pflichtangaben auf eRechnungen als PDF herunterladen!
Kleiner Wermutstropfen: Hierbei handelt es sich leider nur um die absolute Spitze des Pflichtfelder-Eisbergs. Welche weiteren Felder und Einzelangaben, Regeln etc. sonst noch relevant sein können für Ihre eRechnungen, finden Sie ganz am Ende dieses Beitrags nochmal in deutlich ausführlicherer Form.
Warum die BT-Felder nicht alles sind: Konsistenz und Logik bei der elektronischen Rechnungsstellung
Das bloße Ausfüllen der BT-Felder reicht bei einer E-Rechnung nicht aus. Zusätzlich zu den Pflichtfeldern muss jede elektronische Rechnung den sogenannten BR-Regeln (Business Rules) entsprechen. Diese Regeln sorgen dafür, dass die Rechnung nicht nur vollständig, sondern auch logisch konsistent und fehlerfrei ist.
Was sind BR-Regeln und welche Rolle spielen sie in elektronischen Rechnungen?
BR-Regeln sind logische Prüfmechanismen, die sicherstellen, dass die Daten in der Rechnung inhaltlich und rechnerisch korrekt sind. Sie basieren auf internationalen Standards wie der Europäischen Norm (EN) 16931, die festlegt, wie eine elektronische Rechnung aufgebaut sein muss, damit sie von Softwarelösungen automatisiert verarbeitet werden kann.
Typische BR-Prüfungen umfassen:
- Mathematische Konsistenz: Stimmen die Einzelpositionen mit den Zwischensummen und der Gesamtsumme überein? Fehler bei der Summenbildung – etwa Rundungsdifferenzen – führen in einer elektronischen Rechnung sofort zu einer Abweisung.
- Vollständigkeit der Daten: Sind alle Pflichtfelder (z. B. BT-1 bis BT-152) korrekt und vollständig ausgefüllt? Fehlt etwa ein Rechnungsdatum oder die Steuernummer, wurde eine Rechnung auch schon vor der Verpflichtung zur eRechnung 2025 nicht akzeptiert. Vorausgesetzt, der Fehler fiel rechtzeitig auf.
- Korrektheit der Steuersätze und Steuerbeträge: Wurden die richtigen Steuersätze angewandt und stimmen diese mit den angegebenen Steuerbeträgen überein? Ein häufiges Problem: Der Steuersatz wird als 19 Prozent angegeben, aber der berechnete Steuerbetrag entspricht 16 Prozent. Solche Fehler bleiben in klassischen Papierrechnungen oft unbemerkt, führen jedoch unweigerlich zu einer Abweisung, wenn entsprechend falsch ausgestellte eRechnungen übermittelt und/oder empfangen werden.
Zusätzlich relevante Prüfungen durch BR-Regeln:
- Logische Verknüpfungen zwischen Feldern: Stimmen die angegebenen Leistungsdaten (z. B. Lieferdatum in BT-72) mit den Rechnungsbeträgen und dem Gesamtbetrag überein?
- Einheitlichkeit von Währungen und Maßeinheiten: Wird durchgängig dieselbe Währung (BT-5) oder Maßeinheit (BT-130) verwendet?
- Validität von Codes: Enthalten die Felder wie BT-55 (Länderkennzeichen des Käufers) oder BT-84 (IBAN) gültige und standardkonforme Werte? Ungültige oder nicht zugelassene Codes führen zu Problemen bei der maschinellen Verarbeitung.
- Formale Anforderungen an Freitextfelder: Texte in optionalen Feldern wie BT-22 (Invoice note) oder BT-127 (Invoice line note) dürfen nur die erlaubte Zeichenzahl haben und müssen formatiert sein, damit sie die Verarbeitung nicht stören.
Ein praktisches Beispiel: Wenn eine Rechnung den Steuersatz von 19 Prozent angibt, der Steuerbetrag jedoch nicht mit dem Nettobetrag multipliziert wird oder durch Rundungen ungenau ist, wird die Rechnung automatisch zurückgewiesen. Solche Fehler entstehen oft bei manueller Eingabe oder fehlerhafter Rundungslogik. Während eine klassische Papierrechnung aufgrund menschlicher Nachsicht trotzdem akzeptiert werden könnte, erkennt eine maschinelle Validierung solche Abweichungen sofort und blockiert die Verarbeitung.
BR-Regeln haben das Ziel, die Qualität und Verlässlichkeit von Rechnungsdaten zu erhöhen. Dadurch wird sichergestellt, dass Rechnungen reibungslos durch automatisierte Systeme laufen – sowohl beim Empfänger als auch bei Prüfstellen wie Finanzämtern. Außerdem minimieren sie den Aufwand für Nachfragen und Korrekturen, die bei fehlerhaften Papierrechnungen häufig auftreten.
Die häufigsten Fehlerquellen bei eRechnungen
eRechnungen bieten viele Vorteile, erhöhen aber auch die Komplexität. Hier sind einige typische Fehler, die zu einer Rückweisung führen können:
- Unvollständige Pflichtfelder: Selbst eine fehlende Postleitzahl kann problematisch sein.
- Falsche Logik: Fehler in der Summenbildung oder widersprüchliche Angaben.
- Falsches Format: Rechnungen müssen im Standard XRechnung oder ZUGFeRD vorliegen. Ein PDF reicht nicht aus.
- Fehlerhafte Übertragung: Besonders bei der manuellen oder lediglich teilautomatisierten Nutzung unterschiedlicher Übertragungswege (z. B. PEPPOL, E-Mail oder ZRE) können Daten verloren gehen.
Praktische Tipps zum Start der Pflicht 2025: Fehlerfreie eRechnungen empfangen und versenden
Damit Ihre eRechnungen nicht abgelehnt werden, sollten Sie folgende Punkte beachten:
- Nutzen Sie eine spezialisierte Software oder einen Service wie TRAFFIQX®, der Ihre Rechnungen prüft, konvertiert und versendet.
- Prüfen Sie, ob Ihre Rechnungen alle relevanten BT-Felder und BR-Regeln einhalten.
- Achten Sie auf das richtige Format und den korrekten Übertragungsweg.
Das TRAFFIQX® Netzwerk unterstützt Sie dabei, die neuen Anforderungen reibungslos umzusetzen. Unsere erfahrenen eRechnungs-Provider prüfen jede Rechnung automatisch auf Vollständigkeit und Logik, konvertieren sie in das benötigte Format und sorgen für eine fehlerfreie Zustellung.
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(Nicht nur gesetzliche) Pflichtfelder in elektronischen Rechnungen
Grundlegende Pflichtfelder, um den gesetzlichen Vorgaben ab 2025 zu entsprechen
Diese Felder enthalten die wesentlichen Informationen, die jede Rechnung erfüllen muss, um steuerrechtlich gültig zu sein.
Jede Rechnung benötigt eine eindeutige, fortlaufende Nummer. Diese Nummer dient der Nachvollziehbarkeit und Identifikation der Rechnung, sowohl für den Empfänger als auch für Steuerprüfungen. Die Nummer darf nicht doppelt vergeben werden und muss logisch im System des Ausstellers verankert sein.
Das Datum, an dem die Rechnung erstellt wurde. Es bildet die Grundlage für Fristen, wie z. B. Zahlungsziele, und dient der steuerlichen Zuordnung. Wichtig: Das Rechnungsdatum darf nicht nachträglich geändert werden.
Der vollständige, rechtliche Name des Unternehmens oder der Person, die die Rechnung ausstellt. Dies ist notwendig, um die Rechnung eindeutig dem Aussteller zuzuordnen.
Falls der Aussteller unter einem Handelsnamen tätig ist, der vom rechtlichen Namen abweicht, sollte dieser hier angegeben werden. Das erleichtert dem Empfänger die Zuordnung.
Die erste Zeile der Adresse des Rechnungsausstellers. Diese sollte Straße und Hausnummer enthalten, um eine physische Zuordnung zu ermöglichen.
Die Stadt, in der sich der Rechnungsaussteller befindet. Eine unverzichtbare Angabe für die vollständige Adresse.
Die Postleitzahl des Rechnungsausstellers. Sie ergänzt die Adressangaben und ist notwendig für eine korrekte Zustellung.
Das zweistellige ISO-Länderkennzeichen, das das Herkunftsland des Rechnungsausstellers angibt. Zum Beispiel „DE“ für Deutschland.
Pflichtfelder zum Rechnungsempfänger bzw. dem rechnungsempfangenden Unternehmen
Diese Felder enthalten die notwendigen Angaben, um die Rechnung dem richtigen Empfänger zuzuordnen.
Der vollständige Name der Person oder Organisation, die die Rechnung erhält. Wichtig, um die Rechnung eindeutig dem Empfänger zuordnen zu können.
Falls der Empfänger einen Handelsnamen nutzt, der vom rechtlichen Namen abweicht, sollte dieser hier eingetragen werden. Dies erleichtert dem Rechnungsaussteller die Kommunikation.
Die Straße und Hausnummer der Adresse des Empfängers. Eine vollständige Adresse ist essenziell für die Nachvollziehbarkeit.
Die Stadt, in der sich der Empfänger der Rechnung befindet.
Die Postleitzahl des Rechnungsempfängers. Sie ergänzt die Adressangaben für eine genaue Zuordnung.
Pflichtfelder für steuerliche Details und Rechnungsinhalte
Diese Felder stellen sicher, dass alle Angaben für die Steuerabrechnung korrekt und nachvollziehbar sind.
Falls die Lieferung oder Leistung an einem anderen Datum als dem Rechnungsdatum erfolgt, muss dieses hier angegeben werden. Es ist wichtig für die korrekte Steuerperiode.
Der Gesamtbetrag der Rechnung, berechnet aus den Nettobeträgen der einzelnen Positionen. Dieser Wert dient als Grundlage für die Steuerberechnung.
Der Steuerbetrag, der aus dem Nettobetrag berechnet wird. Dieser Betrag muss mit dem angegebenen Steuersatz konsistent sein.
Falls eine Steuerbefreiung vorliegt, muss hier der rechtliche Grund angegeben werden, z. B. „Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG“.
Die Anzahl der Einheiten, die geliefert oder erbracht wurden. Dies hilft dem Empfänger, die Rechnung mit den erhaltenen Produkten oder Dienstleistungen abzugleichen.
Die Maßeinheit, z. B. Stück, Kilogramm oder Stunden. Dies sorgt für Klarheit, insbesondere bei differenzierten Leistungen.
Der auf die Rechnung anzuwendende Steuersatz, z. B. 19 Prozent oder 7 Prozent. Der Steuersatz muss den aktuellen gesetzlichen Regelungen entsprechen.
Zahlungsdetails
Diese Felder sind optional, aber empfehlenswert, da sie den Zahlungsprozess erleichtern.
Die IBAN des Zahlungskontos, auf das der Betrag überwiesen werden soll. Diese Angabe ist optional, aber sehr hilfreich für den Empfänger.
Der Name des Kontoinhabers, auf dessen Konto die Zahlung erfolgen soll. Dies sorgt für zusätzliche Klarheit.
Weitere wichtige BT-Felder in XRechnung, ZUGFeRD und anderen EN 16931 kompatiblen E-Rechnungsformaten
Zusätzlich zu den oben genannten Pflichtfeldern gibt es spezifische Felder für XRechnung und ZUGFeRD, wie z. B. BT-9: Payment due date (Fälligkeitsdatum der Zahlung) oder BT-31: Seller VAT identifier (USt-ID des Verkäufers). Diese erweiterten Angaben sind insbesondere für Geschäfte mit öffentlichen Auftraggebern oder komplexere B2B-Transaktionen relevant.
Definiert den Typ der Rechnung, z. B. „Rechnung“, „Gutschrift“ oder „Stornorechnung“.
Die Währung der Rechnung, z. B. „EUR“ für Euro. Diese Angabe ist besonders wichtig bei grenzüberschreitenden Rechnungen.
Das Datum, bis zu dem die Rechnung bezahlt werden muss. Analog zu XRechnung.
Eine Referenznummer des Rechnungsempfängers, die für die interne Verarbeitung der Rechnung beim Käufer verwendet wird. Häufig von öffentlichen Auftraggebern gefordert.
Die Nummer der Bestellung, auf die sich die Rechnung bezieht. Dies erleichtert dem Käufer die Zuordnung der Rechnung.
Details zu den vereinbarten Zahlungsfristen oder -modalitäten, z. B. Skontofristen oder abweichende Zahlungsziele.
Freitextfeld für zusätzliche Hinweise zur Rechnung, die nicht in anderen Feldern untergebracht werden können.
Ein eindeutiger Identifikationscode des Rechnungsausstellers, z. B. eine nationale Steuer- oder Handelsregisternummer.
Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Verkäufers, erforderlich für steuerliche Zwecke.
Angabe einer Kontaktperson auf Seiten des Rechnungsausstellers für Rückfragen zur Rechnung.
Telefonnummer der Kontaktperson beim Verkäufer.
E-Mail-Adresse der Kontaktperson für elektronische Rückfragen.
Falls vorhanden, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsempfängers.
Das zweistellige ISO-Länderkennzeichen des Käufers, z. B. „DE“ für Deutschland.
Die Kontaktperson auf Seiten des Rechnungsempfängers, falls für die Zuordnung oder Klärung erforderlich.
Die Telefonnummer des Ansprechpartners auf Seiten des Empfängers.
E-Mail-Adresse des Ansprechpartners beim Empfänger.
Falls die Rechnung sich auf einen Zeitraum bezieht, wird hier das Startdatum angegeben.
Das Enddatum des Rechnungszeitraums.
Beschreibung der Zahlungsmethode, z. B. „Überweisung“ oder „Lastschrift“.
Falls ein Zahlungsdienstleister verwendet wird, kann dessen Identifikationsnummer hier angegeben werden.
Falls Lastschriftverfahren verwendet werden, wird die Mandatsreferenz angegeben.
Eine eindeutige Identifikationsnummer des Rechnungsausstellers, die von der Bank zugewiesen wurde.
Die IBAN des belasteten Kontos für Lastschriften.
Der Steuersatz, der auf gewährte Rabatte anzuwenden ist.
Der Grund, warum ein Rabatt oder Abzug gewährt wurde.
Die Gesamtsumme für zusätzliche Gebühren oder Zuschläge.
Der Steuersatz, der auf zusätzliche Gebühren oder Zuschläge anzuwenden ist.
Begründung für erhobene Zuschläge.
Die Summe der Umsatzsteuer, die auf die Rechnung erhoben wird.
Der Bruttobetrag der Rechnung, also die Summe der Nettobeträge plus der Umsatzsteuer.
Der endgültige Betrag, der zu zahlen ist, nach Berücksichtigung von Rabatten und Zuschlägen.
Der Nettobetrag, der für die Steuerberechnung herangezogen wird.
Ein eindeutiges Kennzeichen, das jede Rechnungsposition identifiziert.
Zusätzliche Informationen oder Beschreibungen zu einer Rechnungsposition.
Der Nettopreis je Einheit für eine Rechnungsposition.
Eine präzise Bezeichnung der gelieferten Produkte oder erbrachten Dienstleistungen.
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