Elektronische Rechnungen an Bund, Länder und Kommunen: E-Rechnungs-Portale, Vorschriften und Besonderheiten im Überblick
Die elektronische Rechnungsstellung, kurz eRechnung, ist längst kein Zukunftsthema mehr. Doch was ab 1. Januar 2025 schrittweise in Deutschland für den elektronischen Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen eingeführt wird, ist in einem anderen Bereich schon seit geraumer Zeit digitale Realität. Gemeint ist die elektronische Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber in Bund, Ländern, Gemeinden und öffentlichen Betrieben. Denn was bisher vielfach noch "unter dem Radar" der breiten Öffentlichkeit stattfand, gilt für den Digitalen Rechnungsaustausch in B2G schon seit einigen Jahren.
Hier ist die eRechnung nicht nur Realität, sondern für die meisten Unternehmen, die mit öffentlichen Auftraggebern zusammenarbeiten, bereits eine gesetzliche Verpflichtung. Ob als Zulieferer, Dienstleister oder Bauunternehmen: Wer Rechnungen an die öffentliche Verwaltung oder öffentliche Betriebe in Deutschland stellen will, muss die spezifischen Anforderungen der eRechnung in jedem Bundesland kennen und erfüllen. Und hier liegt das Problem: Denn aufgrund der föderalen Strukturen in der Bundesrepublik ist die E-Rechnung an die Verwaltung nicht einheitlich gestaltet. Ganz im Gegenteil: Nicht nur die Rechnungsformate und Portale, sondern auch die Pflichten und Anforderungen in den 16 Bundesländern, sind unterschiedlich geregelt.
Sich im deutschen "eRechnungs-Dschungel" an die Verwaltung zurechtzufinden, spart nicht nur Zeit und Nerven. Den entsprechenden Überblick zu bewahren ist für viele Rechnungssteller entscheidend, um Verzögerungen bei Zahlungen oder gar Sanktionen zu vermeiden. Wir haben deshalb die wichtigsten Regelungen der einzelnen Bundesländer und des Bundes für Sie zusammengefasst und zeigen, was Sie als Rechnungssteller aus der Privatwirtschaft wissen müssen – praxisnah und auf den Punkt gebracht.
Elektronische Rechnungen an Bundesbehörden
Immerhin: Die Rechnungsstellung an die Bundesverwaltung ist einheitlich geregelt. Die elektronische Rechnungsstellung an Bundesbehörden ist seit dem 27. November 2020 für Rechnungen verpflichtend, die an unmittelbare Bundesbehörden gestellt werden. Grundlage hierfür ist die E-Rechnungsverordnung (ERechV), die auf EU-Richtlinien basiert und für einheitliche Standards in der Bundesverwaltung sorgt.
Für Unternehmen bedeutet das: Jede Rechnung, die an den Bund gestellt wird, muss den Vorgaben der Verordnung entsprechen, insbesondere im Hinblick auf das Format und die Übermittlung.
Wer sind die Rechnungsempfänger des Bundes?
Zu den unmittelbaren Rechnungsempfängern des Bundes zählen Ministerien, Bundesbehörden und andere Organisationen, die der Bundesverwaltung direkt unterstellt sind. Beispiele hierfür sind das Bundesverwaltungsamt, die Bundespolizei oder das Auswärtige Amt. Für mittelbare Bundesbehörden wie die Bundesdruckerei oder öffentlich-rechtliche Stiftungen gelten dieselben Vorgaben, allerdings wird ein anderes Portal für die Rechnungsstellung genutzt.
Die zwei zentralen Portale für die elektronische Rechnungsstellung
Um den Prozess der eRechnung einheitlich und effizient zu gestalten, stehen zwei zentrale Plattformen bereit:
Zentrales Rechnungseingangsportal (ZRE)
Das ZRE ist das Hauptportal für Rechnungen an unmittelbare Bundesbehörden. Es ist darauf ausgelegt, Rechnungen nach den Vorgaben der ERechV zu prüfen und sicher weiterzuleiten.
- Internetadresse: zre.bund.de
- Vorgesehene Nutzung: Das Portal bietet Unternehmen die Möglichkeit, Rechnungen per Webupload, E-Mail oder PEPPOL einzureichen.
- Kreis der angeschlossenen Rechnungsempfänger: Alle unmittelbaren Bundesbehörden.
OZG-RE (Onlinezugangsgesetz-konforme Rechnungseingangsplattform)
Für mittelbare Bundesbehörden, wie die Bundesdruckerei oder öffentlich-rechtliche Einrichtungen, steht das OZG-RE zur Verfügung.
- Internetadresse: xrechnung-bdr.de
- Vorgesehene Nutzung: Ähnlich wie beim ZRE erfolgt die Einreichung über Webupload, E-Mail oder PEPPOL.
- Kreis der angeschlossenen Rechnungsempfänger: Alle mittelbaren Bundesbehörden
- ZRE (Zentrales Rechnungseingangsportal): Für Rechnungen an unmittelbare Bundesbehörden wie Ministerien oder das Bundesverwaltungsamt.
- OZG-RE (Onlinezugangsgesetz-konforme Rechnungseingangsplattform): Für mittelbare Bundesbehörden wie Bundesdruckerei oder öffentlich-rechtliche Stiftungen.
Formatvorschriften zur elektronischen B2G-Rechnung und Pflichtangaben
Das einzige akzeptierte Format für Rechnungen an den Bund ist die XRechnung. Sie ist maschinenlesbar und ermöglicht eine automatisierte Verarbeitung in den IT-Systemen der Behörden. Neben den üblichen Rechnungsdaten wie Rechnungsbetrag, Leistungsbeschreibung und Steuernummer sind einige spezifische Pflichtangaben besonders wichtig. Dazu gehört die Leitweg-ID, eine eindeutige Kennung, die den Rechnungsempfänger innerhalb der Bundesverwaltung identifiziert. Ohne diese ID kann die Rechnung nicht korrekt verarbeitet werden. Falls vorhanden, muss auch eine Bestellnummer angegeben werden, da sie für die interne Zuordnung entscheidend ist. Ebenfalls verpflichtend sind die Bankverbindung des Rechnungsstellers und präzise Angaben zu den Zahlungsbedingungen, wie Skontofristen oder Zahlungsziele.
Die Einreichung der Rechnungen kann über mehrere Wege erfolgen: Unternehmen können ihre Rechnungen direkt per Webupload in den jeweiligen Portalen hochladen, per PEPPOL übertragen oder in Ausnahmefällen als XML-Datei per E-Mail versenden. Die Größe der Rechnung und eingebetteter Anlagen darf dabei 15 MB nicht überschreiten. Für größere Dokumente, wie umfangreiche Berichte oder technische Dokumentationen, bietet sich die Möglichkeit der externen Referenzierung an. Hierbei werden die Anlagen außerhalb der Rechnung gespeichert und über einen Link referenziert. Solche Anlagen dürfen bis zu 200 MB umfassen.
E-Rechnung an Länder, Kommunen und andere öffentlichen Organisationen
Hier ist eine ausführlichere Beschreibung zu jedem Bundesland. Ziel ist es, die Regelungen nicht nur sachlich darzustellen, sondern auch praktische Tipps und Hinweise für Unternehmen zu integrieren:
Baden-Württemberg war eines der ersten Bundesländer, das die elektronische Rechnungsstellung konsequent umgesetzt hat. Seit dem 1. Januar 2022 sind Rechnungen über 1.000 € an öffentliche Verwaltungen verpflichtend elektronisch einzureichen.
Die Einreichung erfolgt über das Portal ZRE-BW (zre-bw.de), das speziell für die Bedürfnisse der Landesbehörden entwickelt wurde. Rechnungen können als XRechnung oder im ZUGFeRD-Format ab Version 2.0 übermittelt werden. Besonders praktisch: Das Portal unterstützt sowohl den Upload über eine Weboberfläche als auch die Übermittlung per PEPPOL oder E-Mail.
Was sollten Unternehmen beachten?
- Leitweg-ID: Diese ist zwingend erforderlich, da sie als zentrale Adresse für die korrekte Zuordnung der Rechnung dient. Unternehmen sollten sicherstellen, dass sie die Leitweg-ID rechtzeitig vom Auftraggeber erhalten.
- Anlagengröße: Die maximale Größe der Rechnung inkl. Anlagen beträgt 15 MB und es dürfen nicht mehr als 100 Dokumente beigefügt werden.
Für Unternehmen, die regelmäßig mit Landesbehörden zusammenarbeiten, empfiehlt sich die Nutzung eines PEPPOL-Zugangspunkts, da das die Automatisierung und Sicherheit der Übertragung verbessert.
Bayern geht bei der eRechnung einen anderen Weg. Hier gibt es keine zentrale Verpflichtung für Unternehmen, elektronische Rechnungen zu stellen. Stattdessen obliegt es den öffentlichen Auftraggebern, eRechnungen zu akzeptieren. Seit dem 18. April 2020 sind alle Behörden und Institutionen im Freistaat verpflichtet, E-Rechnungen anzunehmen, wenn sie von Rechnungsstellern angeboten werden.
Da kein zentrales Portal bereitgestellt wird, erfolgt die Einreichung je nach Behörde per E-Mail, Webformular oder Web-Upload. Die Formate XRechnung und ZUGFeRD werden akzeptiert.
Was sollten Unternehmen beachten?
- Regionale Unterschiede: In Bayern arbeiten viele Kommunen und Städte mit eigenen Regelungen. Beispiel: Die Stadt München hat spezifische Anforderungen, darunter eine maximale Dateigröße von 5 MB.
- Abstimmung: Da Bayern dezentral organisiert ist, sollten Unternehmen vorab mit dem jeweiligen Rechnungsempfänger klären, welche Übertragungswege und Formate bevorzugt werden.
Für Unternehmen, die mit mehreren bayerischen Behörden zusammenarbeiten, empfiehlt sich eine flexible Softwarelösung, die verschiedene Formate und Übertragungswege unterstützt.
Die Hauptstadt hat die elektronische Rechnungsstellung früh eingeführt und setzt klare Standards. Seit dem 31. Dezember 2022 gilt die Verpflichtung zur eRechnung für alle öffentlichen Verwaltungen und Institutionen. Rechnungen ab einem Betrag von 1.000 € müssen elektronisch über das OZG-RE-Portal (xrechnung-bdr.de) eingereicht werden.
Besondere Anforderungen:
- Format: Akzeptiert wird ausschließlich das XRechnung-Format. Andere EN 16931-konforme Formate sind nur in Absprache mit der Behörde zulässig.
- Anlagengröße: Direkt eingebettete Anlagen dürfen maximal 15 MB umfassen. Größere Dateien (bis 200 MB) können extern referenziert werden.
Für Unternehmen, die regelmäßig mit Berliner Behörden zusammenarbeiten, empfiehlt sich die Integration einer Softwarelösung, die automatisch XRechnungen erstellt und die Leitweg-ID berücksichtigt.
Das Land Brandenburg hat am 1. April 2023 die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung eingeführt. Diese gilt für alle Rechnungen an Landesbehörden ab einem Betrag von 1.000 €. Wie in Berlin erfolgt die Einreichung über das OZG-RE-Portal.
Besonderheiten:
- Leitweg-ID: Ohne diese eindeutige Kennung können Rechnungen nicht verarbeitet werden. Unternehmen sollten frühzeitig klären, ob die Leitweg-ID korrekt im Rechnungssystem integriert ist.
- Flexibilität: Brandenburg unterstützt neben Web-Upload auch die Übermittlung per PEPPOL.
Unternehmen, die bisher keine Erfahrung mit XRechnungen haben, sollten eine Übergangszeit einplanen, um die Prozesse intern zu schulen und zu testen.
Bremen setzt seit dem 27. November 2020 auf die verpflichtende elektronische Rechnungsstellung für Rechnungen ab 1.000 €. Das zentrale Portal zERIKA (e-rechnung.bremen.de) bietet dafür eine benutzerfreundliche Plattform.
Vorteile für Unternehmen:
- Akzeptiert werden sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD 2.0.
- Die Einreichung ist über mehrere Wege möglich: Webbrowser, Web-Upload, E-Mail oder PEPPOL.
Wichtige Hinweise:
- Anlagen dürfen eine maximale Größe von 20 MB nicht überschreiten.
- Die Nutzung von PEPPOL wird empfohlen, da das die Verarbeitung beschleunigt.
Besonders kleine und mittelständische Unternehmen profitieren von der Flexibilität des Portals.
In Hamburg müssen Unternehmen seit dem 1. Januar 2022 alle Rechnungen an öffentliche Verwaltungen elektronisch einreichen. Dafür steht das zentrale E-Rechnungsportal Hamburg (serviceportal.hamburg.de) zur Verfügung.
Wichtige Details:
- Format: Grundsätzlich wird ausschließlich das XRechnung-Format akzeptiert. Unternehmen, die nicht unter die Pflicht fallen, können Rechnungen auch im PDF-Format oder als ZUGFeRD einreichen – allerdings nur per E-Mail und nach Absprache.
- Übermittlungswege: Neben dem direkten Upload im Portal werden auch PEPPOL und E-Mail unterstützt.
- Leitweg-ID: Diese ist für die Adressierung unverzichtbar.
Unternehmen, die häufig mit Hamburger Behörden arbeiten, sollten die Nutzung von PEPPOL in Betracht ziehen, da dies die Bearbeitungszeit verkürzt.
In Hessen tritt die eRechnungspflicht für Rechnungen über 1.000 € am 18. April 2024 in Kraft. Ein zentrales Rechnungseingangsportal gibt es nicht; die Rechnungen können je nach Behörde per E-Mail oder über PEPPOL übermittelt werden.
Hinweise:
- Format: Akzeptiert werden XRechnung und ZUGFeRD 2.0.
- Anlagengröße: Anhänge dürfen maximal 22 MB groß sein. Bei der Nutzung von E-Mail sollte pro Nachricht nur eine Rechnung gesendet werden.
Für Unternehmen, die sowohl auf Landes- als auch Kommunalebene tätig sind, empfiehlt sich die Integration eines flexiblen Systems, das beide Übermittlungswege unterstützt.
In Mecklenburg-Vorpommern wurde die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung am 1. April 2023 eingeführt. Das Bundesland setzt auf das zentrale OZG-RE-Portal (xrechnung-bdr.de).
Besondere Anforderungen:
- Format: Nur XRechnung wird gesetzlich akzeptiert. Andere Formate, wie ZUGFeRD, sind nicht zugelassen.
- Anlagengröße: Direkt eingebettete Anlagen dürfen maximal 15 MB groß sein; größere Anlagen können extern referenziert werden (bis 200 MB).
- Übermittlungswege: Rechnungen können per Web-Upload, E-Mail oder PEPPOL eingereicht werden.
Für Unternehmen, die über keine interne Lösung zur Erstellung von XRechnungen verfügen, ist die Nutzung eines Dienstleisters empfehlenswert.
In Niedersachsen besteht aktuell keine allgemeine Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung. Allerdings sind alle Behörden verpflichtet, elektronische Rechnungen anzunehmen. Das zentrale Portal NAVO (rechnung.niedersachsen.de) wird hierfür genutzt.
Was ist zu beachten?
- Format: XRechnung und ZUGFeRD werden akzeptiert.
- Anlagengröße: Rechnungen inklusive Anlagen dürfen maximal einer Größe von 40 MB entsprechen.
Besonders für kleinere Unternehmen bietet die Nutzung des NAVO-Portals einen einfachen Einstieg in die elektronische Rechnungsstellung.
Nordrhein-Westfalen stellt das zentrale Portal eRechnung NRW (erechnung.nrw) bereit. Obwohl es keine allgemeine Pflicht gibt, sind alle Behörden auf Landesebene verpflichtet, elektronische Rechnungen anzunehmen.
Details für Unternehmen:
- Format: Akzeptiert werden XRechnung und ZUGFeRD.
- Anlagengröße: Maximal 15 MB und bis zu 200 Anlagen pro Rechnung.
- Übermittlungswege: Rechnungen können im elektronischen Format per E-Mail, PEPPOL oder Web-Upload eingereicht werden.
Unternehmen sollten frühzeitig klären, ob ihre Geschäftspartner auf kommunaler Ebene ebenfalls das zentrale Portal nutzen oder andere Kanäle bevorzugen.
In Rheinland-Pfalz wird die Pflicht zur eRechnung am 1. April 2025 eingeführt. Das zentrale Portal für die Einreichung ist das ZRE-RP (e-rechnung.service.rlp.de).
Besondere Anforderungen:
- Format: Akzeptiert werden XRechnung und ZUGFeRD.
- Größenbeschränkung: Rechnungen und Anlagen dürfen maximal 20 MB umfassen.
Für Unternehmen, die langfristige Aufträge mit Landesbehörden haben, ist es sinnvoll, die XRechnungs-Funktionalität bereits vor 2025 zu implementieren, um rechtzeitig gerüstet zu sein.
Das Saarland verwendet das gleiche Portal wie Rheinland-Pfalz, das ZRE-RP (e-rechnung.service.rlp.de). Die Pflicht zur eRechnung gilt bereits seit dem 1. Januar 2022.
Hinweise:
- Dieselben Anforderungen wie Rheinland-Pfalz.
- Unternehmen können ihre Rechnungen im elektronischen Format per Web-Upload, E-Mail oder PEPPOL einreichen.
Besonders für Unternehmen, die grenzüberschreitend arbeiten, ist die Nutzung von PEPPOL als sicherer und effizienter Übermittlungsweg empfehlenswert.
In Sachsen gibt es keine allgemeine Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung. Das zentrale Portal ist das OZG-RE (xrechnung-bdr.de).
Anforderungen:
- Format: XRechnung ist obligatorisch. Andere Formate wie ZUGFeRD können in Ausnahmefällen akzeptiert werden.
- Größenbeschränkung: Anlagen bis 15 MB direkt; größere bis 200 MB extern.
Für Unternehmen mit hohem Rechnungsvolumen empfiehlt sich die Nutzung eines PEPPOL-Zugangspunkts.
Sachsen-Anhalt bietet mit dem Serviceportal Sachsen-Anhalt (serviceportal.sachsen-anhalt.de) eine zentrale Plattform für die elektronische Rechnungsstellung. Eine allgemeine Pflicht zur eRechnung besteht jedoch nicht.
Details:
Besonders praktisch ist die Möglichkeit, Rechnungen direkt über ein benutzerfreundliches Webformular einzureichen.
Auch in Schleswig-Holstein gibt es keine generelle Pflicht zur eRechnung. Das Serviceportal Schleswig-Holstein (serviceportal.schleswig-holstein.de) ist die zentrale Anlaufstelle für die Einreichung.
Wichtige Hinweise:
Für Unternehmen mit geringem Rechnungsvolumen ist das Portal eine gute Möglichkeit, erste Erfahrungen mit der eRechnung zu sammeln.
In Thüringen besteht keine allgemeine Pflicht zur eRechnung. Das zentrale Portal ist ebenfalls das OZG-RE (xrechnung-bdr.de).
Anforderungen:
- Format: XRechnung ist die Norm.
- Größenbeschränkung: Anlagen bis 15 MB direkt; größere bis 200 MB extern.
Unternehmen sollten vor der Einreichung die Anforderungen des jeweiligen Rechnungsempfängers prüfen.
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