„E-Rechnung: E-Mail-Postfach reicht aus“ – vor wenigen Tagen sorgte eine scheinbar beruhigende Nachricht in der deutschen Unternehmenswelt für Aufsehen: Ein E-Mail-Postfach reiche aus, um der ab 1. Januar 2025 schrittweise eingeführten E-Rechnungspflicht für B2B-Geschäfte gerecht zu werden.

Das klingt zunächst praktisch und einfach – doch aufgepasst: Diese Einschätzung ist deutlich zu kurz gedacht und könnte Unternehmen in eine falsche Sicherheit wiegen!

Denn wer sich nur auf ein simples E-Mail-Postfach verlässt, hat wahrscheinlich schon in wenigen Jahren deutlich das Nachsehen. Warum? Weil diese vermeintlich simple Lösung den komplexen Anforderungen der europaweiten Digitalisierungskampagne, die immer mehr an Fahrt gewinnt, bei weitem nicht gerecht wird. Außerdem ist das Versenden und Empfangen von E-Mails anfällig für allerlei Probleme und Risiken wie Fraud, Phishing oder Ransomware.

Glücklicherweise gibt es auch heute schon sichere, verlässliche und hochperformante Alternativen für den Empfang und Versand von elektronischen Rechnungen, die sich zum Teil bereits mit minimalem Aufwand realisieren lassen - teilweise sogar kostenlos.

Die halbe Wahrheit: Nur kurzfristig ein gangbarer Weg

Zugegeben, rein formal betrachtet reicht ein E-Mail-Postfach tatsächlich, um die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen – jedenfalls vorerst. Unternehmen können E-Rechnungen empfangen und damit den ersten Schritt der Pflicht erledigen. Doch wer glaubt, damit sei das „Problem E-rechnung“ auch schon wieder vom Tisch, hat die Tragweite dieser Veränderung noch nicht komplett im Blick.

Denn die Einführung der E-Rechnung soll nicht einfach den Papierkrieg abschaffen, sondern die Weichen für ein umfassendes digitales Meldesystem zur Umsatzsteuerkontrolle stellen.

Denn die Einführung der E-Rechnung soll nicht einfach den Papierkrieg abschaffen, sondern die Weichen für ein umfassendes digitales Meldesystem zur Umsatzsteuer stellen.

2028/2030: Das digitale Zeitalter der Meldesysteme – und E-Mail als Dinosaurier?

Nahezu alle Experten aus Verwaltung, Wirtschaft, Digitalisierung, Wissenschaft und Politik sind sich einig: Bis spätestens 2030 wird es in Deutschland nicht nur um den elektronischen Austausch von Rechnungen gehen. Überall in Europa planen die Finanzbehörden, dass in naher Zukunft steuerrelevante Daten jeder Rechnung – sei es Umsatzsteuer oder Vorsteuer – digital und in Echtzeit an die Finanzverwaltung übermittelt werden. So auch das Bundesministerium der Finanzen (BMI) gemeinsam mit den Ländern, wie aus einem entsprechenden Statement des Deutschen Bundestages kürzlich hervorging.

Unternehmen werden dann nicht mehr nur Rechnungen elektronisch empfangen und versenden, sondern die darin enthaltenen steuerrechtlich relevanten Daten parallel an die Behörden melden müssen. Ein solches System wird die Steuererhebung revolutionieren. Und die E-Mail? Sie wird spätestens in diesem Szenario nicht nur veraltet, sondern regelrecht absurd wirken.

Das E-Mail-Postfach: Ein trojanisches Pferd für die Unternehmenszukunft

Die Realität ist: Ein E-Mail-Postfach mag vielleicht heute noch ausreichen, um den Fuß in die Tür der neuen E-Rechnungswelt zu setzen. Doch Unternehmen, die sich auf diese scheinbare Einfachheit verlassen, laufen Gefahr, von der kommenden Welle digitaler Anforderungen überrollt zu werden. Es geht um Automatisierung, Sicherheit, Nachvollziehbarkeit und Effizienz – und all das kann eine manuelle Abwicklung per E-Mail schlichtweg nicht leisten.

Noch gravierender: Die Finanzverwaltung verfolgt offensichtlich klare Ziele. Die Einführung der E-Rechnung soll kein isolierter Schritt sein, sondern die Grundlage für ein digitales, nahtloses Umsatzsteuerreporting schaffen.

Unternehmen, die hier nur kurzfristig denken, verkennen das strategische Gesamtbild. Der große Plan der Politik und Finanzbehörden ist ein System, in dem Rechnungs- und Steuerdaten automatisch und sicher übermittelt werden – ein System, das mit den Herausforderungen der modernen Geschäftswelt Schritt halten kann.

Ein simples E-Mail-Postfach? Das wird dabei zum trojanischen Pferd, das die Unternehmenszukunft gefährdet.

Die absurde Vorstellung: Finanzämter als "CC" bei jeder E-Rechnung?

Man stelle sich dazu nur einmal Folgendes vor: Jährlich werden in Deutschland mehr als fünf Milliarden B2B-Rechnungen ausgetauscht. Damit ein digitales Meldesystem funktioniert, müssten sowohl der Rechnungssteller als auch der Empfänger die jeweiligen steuerlich relevanten Daten an die Finanzverwaltung senden.

Zehn Milliarden E-Mails, vollgestopft mit sensiblen Steuerdaten – und das in einem System, das dafür bekannt ist, anfällig für Phishing, Spam und Betrug zu sein? Das ist nicht nur eine absurde Vorstellung, es wäre geradezu eine Einladung zu Chaos und Datenmissbrauch.

Unternehmen, wacht auf!

Um es ganz klar zu sagen: Wer glaubt, ein E-Mail-Postfach reicht, um den Wandel zur E-Rechnung erfolgreich zu meistern, begeht einen schweren strategischen Fehler. Es ist an der Zeit, diesen Irrglauben abzulegen und sich auf die tatsächlichen Anforderungen vorzubereiten. Die Zukunft liegt in automatisierten, integrierten E-Rechnungslösungen, die nicht nur den Austausch von Rechnungen vereinfachen, sondern gleichzeitig die gesetzlich geforderten Steuerdaten sicher an die Finanzbehörden übermitteln.

Unternehmen, die jetzt nur kurzfristig denken, könnten sich bald in einer digitalen Sackgasse wiederfinden. Die E-Mail-Lösung mag heute noch ausreichen – doch die Zukunft verlangt mehr.

7 Gründe, warum ein E-Mail-Postfach für die E-Rechnung doch nicht ausreicht…

Noch nicht genug Argumente? Wir haben für Sie einmal die wichtigsten Gründe zusammengestellt, warum ein einfaches E-Mail-Postfach zum Empfang von E-Rechnungen zwar zunächst für Unternehmen in Deutschland ausreicht, um der ab 1. Januar 2025 geltenden Empfangspflicht für elektronische Rechnungen nachzukommen. Es aber dennoch nicht die beste Lösung darstellt:

1. Spam- und Fraud-Anfälligkeit

E-Mails sind ein beliebtes Ziel für Phishing und andere Betrugsversuche. Der einfache Empfang von E-Rechnungen per E-Mail erhöht das Risiko, dass gefälschte Rechnungen oder betrügerische Inhalte ins Unternehmen gelangen. Dies erschwert die Identifizierung legitimer Rechnungen und kann finanzielle Verluste oder rechtliche Probleme verursachen.

2. Schwierige Authentifizierung

E-Mails bieten nur begrenzte Möglichkeiten, die Authentizität und Integrität der gesendeten Rechnungen sicherzustellen. Es fehlen oft sichere Mechanismen, um die Identität des Absenders und die Unversehrtheit der Daten zu überprüfen, was das Vertrauen in die Korrektheit und Herkunft der E-Rechnung schwächt.

3. Eingeschränkte Automatisierung

Der Prozess der automatisierten Weiterverarbeitung von E-Rechnungen wird erschwert, wenn Rechnungen manuell aus E-Mails entnommen und in Buchhaltungs- oder ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) übertragen werden müssen. Das ist nicht nur zeitaufwendig, sondern erhöht auch die Fehleranfälligkeit.

4. Probleme mit Archivierungspflichten

Laut den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) müssen E-Rechnungen im Originalformat elektronisch archiviert werden. Eine E-Mail enthält jedoch oft nicht nur die Rechnung, sondern auch weitere relevante Informationen, die mit archiviert werden müssen, was den Archivierungsprozess kompliziert.

5. Formatkompatibilität und Verarbeitung

Wie bereits erwähnt: Rechnungen, die per E-Mail empfangen werden, müssen in der Regel manuell in die Buchhaltungssoftware oder in ein Drittverarbeitungssystem überführt werden. Das betrifft allerdings nicht nur deutsche Rechnungsformate wie XRechnung oder ZUGFeRD, sondern auch europäische Formate wie FatturaPA oder Factur-X, die künftig ebenfalls vermehrt „hereinflattern“ dürften. Das nötige Konvertieren führt zu zusätzlichen Aufwänden und erhöht die Gefahr von Fehlern bei der Verarbeitung.

6. Fehlende Integration in Buchhaltungssysteme

Und auch nochmal: Eine E-Mail-Lösung ist nicht in die Buchhaltungs- oder ERP-Systeme integriert, was die Automatisierung von Rechnungseingang und -verarbeitung stark behindert. Unternehmen, die auf moderne und effiziente Systeme setzen, benötigen jedoch Lösungen, die vollständig integriert sind und eine reibungslose Rechnungsverarbeitung sicherstellen.

7. Skalierbarkeit

Während ein E-Mail-Postfach für kleinere Unternehmen mit geringem Rechnungsaufkommen zunächst ausreichend erscheinen mag, stößt diese Lösung bei zunehmendem Rechnungsvolumen schnell an ihre Grenzen. Eine skalierbare, automatisierte Lösung ist daher langfristig effizienter und sicherer.

Unternehmen sollten daher besser auf E-Rechnungsplattformen setzen, die nicht nur sicherer sind, sondern auch eine nahtlose Integration in bestehende Systeme ermöglichen und gesetzliche Vorgaben einfacher erfüllen.

Ganz gleich, welche Formate und Übertragungswege für den steuer- und rechtskonformen, schnellen, umweltschonenden und sicheren Austausch von Rechnungsdaten künftig nötig werden: Mit dem TRAFFIQX® Netzwerk sind Sie als Versender und Empfänger stets auf der sicheren Seite.