KSeF und der polnische eRechnungsstart
Besonders seit der Einführung des KSeF-Systems (Krajowy System e-Faktur) gewinnt die eRechnung auch in Polen an Bedeutung. Die zentrale Plattform steht seit Januar 2022 auf freiwilliger Basis zur Verfügung und ermöglicht das Ausstellen, Empfangen und Speichern von elektronischen Rechnungen.
Ursprünglich war geplant, dass ab Juli 2024 alle Steuerzahler das KSeF-System nutzen müssen. Doch das polnische Finanzministerium („Ministerstwo Finansów“) hat inzwischen angekündigt, dass die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung erst ab 2026 eingeführt wird.
Das sollten Sie über die elektronische Rechnungsstellung in Polen wissen
Während die eRechnung im Bereich der öffentlichen Verwaltung Polens bereits Einzug gehalten hat, ist der Einführungsprozess für Unternehmen noch in vollem Gange.
Für das Übermitteln von eRechnungen zwischen privaten Unternehmen und öffentlichen Stellen steht Polen seit 1. April 2019 ein eigenes Online-Portal, die „Platformy Elektronicznego Fakturowania“ (PeF), zur Verfügung. PeF fungiert dabei als Peppol Access Point, wodurch es nahtlos in das Peppol-Netzwerk integriert ist und den sicheren Austausch von eRechnungen über dieses europaweite Netzwerk ermöglicht.
Seit dem 18. April 2019 müssen sich alle öffentlichen Einrichtungen auf dieser Plattform registrieren und in der Lage sein, strukturierte elektronische Rechnungen zu empfangen. Dabei gibt es derzeit keine besonderen Anforderungen für Versand und Empfang.
Eine eigene nationale Core Invoice Usage Specification (CIUS) hat Polen übrigens nicht entwickelt. Stattdessen wird das Standardformat auf Basis von EN16931 und Peppol BIS Billing 3.0 verwendet. Das eRechnungs- oder auch CTC-Modell (Continuous Transaction Controls), das öffentliche Behörden zur Übermittlung und zum Empfang elektronischer Rechnungen verpflichtet, ist in Polen zentralisiert. Eine elektronische Signatur ist dabei nicht obligatorisch.
Ein weiteres wichtiges Detail ist die Archivierungspflicht: Polen verlangt, dass die Rechnungen mindestens fünf Jahre lang entweder im PDF- oder XML-Format aufbewahrt werden. Auch die Archivierung im Ausland ist unter bestimmten Auflagen zugelassen.
Ursprünglich sollte das verpflichtende nationale System für elektronische Rechnungsstellung am 1. Juli 2024 eingeführt werden. Anfang des Jahres verschob jedoch der Finanzminister diesen Termin aufgrund technischer Probleme.
Das polnische System KSeF soll nun stattdessen in zwei Phasen ab 2026 eingeführt werden: Ab dem 1. Februar 2026 gilt die Verpflichtung für große Unternehmen mit einem Jahresumsatz von über 200 Millionen Polnischen Złoty. Ab dem 1. April 2026 folgt die Pflicht für alle anderen steuerpflichtigen Unternehmen.
Doch: Die Verpflichtung gilt lediglich für die Übermittlung, nicht aber für den Empfang von elektronischen Rechnungsdokumenten. Bis 2026 ist zudem noch eine Zustimmung zum Empfang der eRechnung nötig. Lieferanten im öffentlichen Auftragswesen dürfen aber wahlweise weiterhin die bestehende PeF-Plattform nutzen. Und: Transaktionen zwischen Unternehmen und Verbrauchern (B2C) sind von der Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung über KSeF ausgenommen. Trotzdem wird Unternehmen die Möglichkeit eingeräumt, auf freiwilliger Basis Verbraucherrechnungen über das KSeF-System auszustellen.
Die im KSeF ausgestellten Rechnungen müssen im XML-Format vorliegen, das der logischen Struktur FA(2) entspricht. Je nach Unternehmensgröße, Geschäftsumfang und den verwendeten IT-Systemen können die Rechnungen dann entweder mit einer von den polnischen Steuerbehörden bereitgestellten Anwendung (geeignet für Unternehmen mit wenigen Verkaufsdokumenten) oder mit kommerziellen Tools (wie verschiedene Arten von Konnektoren, Schnittstellen und Anpassungen an bestehender Software) erstellt werden.
Wie auch im Bereich der öffentlichen Verwaltung ist für Unternehmen das Rechnungs- oder auch CTC-Modell zentralisiert. Eine elektronische Signatur ist hier ebenfalls nicht erforderlich.
Bei der Aufbewahrungsfrist hingegen gibt es eine kleine Änderung: Einkaufs- und Verkaufsrechnungen werden zehn Jahre lang im KSeF gespeichert, obwohl die steuerliche Verjährungsfrist in Polen eigentlich nur fünf Jahre beträgt.
Sonderfall: Elektronische Rechnungen und ausländische Unternehmen
Ab 2026 gilt für alle Umsatzsteuerpflichtige mit Geschäftssitz in Polen sowie alle ausländischen Unternehmen mit einer festen Niederlassung in Polen:
Die Verwendung des KSeF-Systems wird obligatorisch!
Eine der größten Herausforderungen für deutsche Unternehmen bei diesem Prozess liegt dabei in der Anpassung ihrer Systeme an die polnischen Vorgaben. Das KSeF-System und die geforderten Formate sind spezifisch und erfordern eine sorgfältige Integration.
Für ausländische Unternehmen, die in Polen lediglich umsatzsteuerlich registriert sind, bleibt die Nutzung des KSeF jedoch freiwillig. Sofern sie keine feste Niederlassung in Polen haben oder diese nicht am jeweiligen Geschäft beteiligt ist.
Unser Tipp: Da die polnischen Vorschriften aber keine eigene Definition für eine feste Niederlassung enthalten und sich auf die EU-Definition sowie die Rechtsprechung des EuGH stützen, sollten ausländische Unternehmen eine verbindliche Auskunft bei der Steuerbehörde einholen.
Für einige ausländische Unternehmen ohne feste Niederlassung in Polen könnte die Nutzung des KSeF aber dennoch vorteilhaft sein. Polnische Unternehmen könnten nämlich Lieferanten bevorzugen, die Rechnungen über das KSeF bereitstellen – insbesondere bei inländischen Warenlieferungen mit polnischer Umsatzsteuer.
