Erst kürzlich gab es Änderungen bei der elektronischen Rechnungsstellung in Belgien. Seit März 2024 müssen im Bereich der öffentlichen Verwaltung eRechnungen nicht mehr nur verpflichtend empfangen und verarbeitet, sondern auch versendet werden können. Anfang 2026 markiert den nächsten großen Schritt hin zur umfassenden und automatischen Verarbeitung von Rechnungen. Auch im B2B-Bereich sind dann alle Unternehmen zur Nutzung der elektronischen Rechnungsstellung verpflichtet. Doch was bedeutet das für die internationale Zusammenarbeit?
eInvoicing ist für Belgien nichts Neues (B2G)
Im B2G-Bereich ist eInvoicing sowohl für zentrale und föderale öffentliche Verwaltungen als auch für deren Lieferanten bereits verpflichtend. Dass öffentliche Einrichtungen elektronische Rechnungen zwingend empfangen und verarbeiten müssen, gilt seit 2019. Das obligatorische Versenden sogar erst seit März 2024. Trotzdem ist eInvoicing in Belgien keine Neuheit. Immerhin lief die Einführung der eRechnung bereits im Jahr 2013 über die Bühne – also vor mehr als zehn Jahren!
Kein Wunder, denn die Non-Profit-Organisation OpenPeppol, die das bekannte Peppol-Netzwerk für öffentliche Beschaffungsprozesse entwickelt hat, hat ihren Sitz in Belgien. Daher ist es auch kaum überraschend, dass Belgien bei der eRechnung und künftig auch beim eReporting vollständig auf die Peppol-Infrastruktur setzt. Im B2G-Bereich gibt es für die Übermittlung zudem die Plattform Mercurius. Sie ist über den Browser erreichbar und macht es möglich, Rechnungen manuell einzutippen und hochzuladen. Die Rechnungen werden dann von Mercurius in maschinenlesbare XML-Dateien konvertiert und über Peppol an den gewünschten Empfänger versendet. Rechnungen und Gutschriften, die über Mercurius ausgetauscht werden, müssen dabei dem Dokumentenformat PEPPOL BIS 3.0 entsprechen.
Das eRechnungsmodell, auch bekannt als CTC-Modell (Continuous Transaction Controls), welches öffentliche Behörden zur Übermittlung und zum Empfang elektronischer Rechnungen verpflichtet, ist in Belgien zentral organisiert. Eine elektronische Signatur ist bei der Übermittlung nicht verpflichtend. Allerdings müssen alle versendeten eRechnungen für mindestens sieben Jahre archiviert werden. Nicht nur die Archivierung im Inland ist erlaubt und notwendig, sondern unter bestimmten Voraussetzungen auch im Ausland zulässig.
Das ist neu bei der elektronischen Rechnungsstellung in Belgien (B2B)
Nachdem die eRechnung im öffentlichen Sektor vollständig eingeführt wurde, ist nun der B2B-Bereich an der Reihe. Das Gesetz zur elektronischen Rechnungsstellung wird zum 1. Januar 2026 für alle Unternehmen in Kraft treten. Der Versand und der Empfang von eRechnungen wird somit obligatorisch. Wie, ganz ohne einzelne Schritte und Übergangsphasen? Richtig – die Umsetzung soll dann sofort vollumfänglich geschehen sein. Umso wichtiger ist es, mit allen geltenden Regelungen vertraut zu sein.
Steuerzahler werden demnach künftig verpflichtet sein, strukturierte elektronische Rechnungen über das Peppol-Netzwerk und den Peppol-BIS-Standard 3.0 zu versenden und zu empfangen. Papierrechnungen und Rechnungen in unstrukturierten Formaten wie PDF sind dann nicht mehr zulässig. Ausgenommen von diesen Regelungen bleibt aber nach wie vor der B2C-Bereich.
Die Übertragung von eRechnungen wird zunächst dezentralisiert über Peppol Access Points erfolgen. Wie im B2G-Bereich ist aber auch hier eine elektronische Signatur nicht verpflichtend. Die Archivierung ist außerdem für sieben Jahre verpflichtend. Unter Auflagen wird auch hier eine Archivierung im Ausland erlaubt sein.
Elektronische Rechnungen: Das gilt für ausländische Unternehmen
Die belgische Regierung hat angekündigt, dass die ursprünglich geplante gestaffelte Einführung der verpflichtenden B2B-E-Rechnungsstellung aufgehoben wird. Stattdessen bereitet sich die Regierung auf eine umfassende Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen vor.
Ab dem 1. Januar 2026 müssen dann alle in Belgien ansässigen Unternehmen, lokale Tochtergesellschaften ausländischer Unternehmen sowie nicht ansässige Unternehmen mit Mehrwertsteuerregistrierung und festem Geschäftssitz in Belgien die eRechnung einführen.
Aufgepasst: Auch nicht ansässige Kunden ohne Mehrwertsteuerregistrierung müssen in der Lage sein, eRechnungen von belgischen Lieferanten für inländische Transaktionen anzunehmen. Mikrounternehmen in Belgien sind von dieser Pflicht allerdings ausgenommen.
Zum Austausch soll auch hier das Peppol-Netzwerk die Lösung sein. Es können aber auch andere Austauschplattformen verwendet werden, sofern sie den EU-Anforderungen entsprechen.
