Mit der zunehmenden Digitalisierung der Geschäftswelt schreiten auch die Bemühungen zur Vereinheitlichung und Automatisierung von Rechnungsprozessen voran. Besonders in Belgien, Frankreich und Spanien gab es in den letzten Wochen bedeutende Entwicklungen hinsichtlich der Einführung oder Anpassung verpflichtender E-Rechnungsformate. Dieser Beitrag gibt einen Überblick über den aktuellen Stand in diesen drei Ländern.

Belgien macht E-Rechnung über Peppol ab 2026 zur Pflicht für Unternehmen

Belgien plant ab dem 1. Januar 2026 die verpflichtende Nutzung strukturierter elektronischer Rechnungen für nahezu alle B2B-Transaktionen. Diese müssen im Peppol-BIS-Format über das Peppol-Netzwerk ausgetauscht werden. Unternehmen, die weiterhin PDF-Rechnungen per E-Mail versenden, werden damit nicht mehr den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

Die Regelung betrifft alle mehrwertsteuerpflichtigen Unternehmen, einschließlich lokaler Tochtergesellschaften ausländischer Firmen. Unternehmen sollten sich rechtzeitig auf diese Umstellung vorbereiten und ihre Systeme entsprechend anpassen.

Frankreich legt neuen Zeitplan für E-Rechnungspflicht vor

Frankreich hat seine Pläne zur Einführung der verpflichtenden E-Rechnungsstellung angepasst und die Fristen neu festgelegt. Gemäß dem Haushaltsgesetz 2024 gelten nun folgende Stichtage:

• Ab dem 1. September 2026: Alle Unternehmen müssen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen.
• Ab dem 1. September 2026: Große Unternehmen sind verpflichtet, elektronische Rechnungen zu versenden.
• Ab dem 1. September 2027: Diese Verpflichtung gilt dann auch für kleine und mittlere Unternehmen.

Durch diese schrittweise Einführung soll Unternehmen ausreichend Zeit gegeben werden, ihre Systeme auf die neuen Anforderungen vorzubereiten und sicherzustellen, dass ihre Prozesse mit den gesetzlichen Vorgaben kompatibel sind.

Spanien bringt E-Rechnung-Gesetz weiter voran - doch der Starttermin in 2026 "wackelt"

Spanien arbeitet intensiv an der Einführung der elektronischen Rechnungsstellung im Rahmen des Gesetzes "Crea y Crece". Die Umsetzung ist in zwei Phasen geplant:

• Phase 1: Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 8 Millionen Euro müssen innerhalb von 12 Monaten nach Verabschiedung der entsprechenden Verordnung ihre Systeme auf elektronische Rechnungen umstellen.
• Phase 2: Für alle anderen Unternehmen beträgt die Frist 24 Monate nach Verabschiedung der Verordnung.

Diese Fristen beginnen erst mit der offiziellen Verabschiedung der technischen Spezifikationen zu laufen. Da diese Spezifikationen noch nicht veröffentlicht wurden, ist der ursprünglich für 2026 geplante Starttermin unsicher. Unternehmen sollten dennoch proaktiv ihre Systeme und Prozesse überprüfen, um bei Inkrafttreten der Verordnung vorbereitet zu sein.

Zusätzlich hat Spanien mit dem Königlichen Erlass 1007/2023 Anforderungen an Rechnungsstellungssysteme eingeführt, um die Standardisierung und Integrität von Rechnungsdaten sicherzustellen. Diese Maßnahmen zielen darauf ab, die Digitalisierung voranzutreiben und Steuerbetrug zu bekämpfen.

Unternehmen sollten daher nicht nur die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung im Blick haben, sondern auch sicherstellen, dass ihre Systeme den neuen gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

Was heißt das für Sie?

Die Entwicklungen in Belgien, Frankreich und Spanien zeigen, dass sich die Digitalisierung der Rechnungsstellung in Europa weiter beschleunigt. Während Belgien mit einem klaren Zeitplan vorangeht, verschiebt Frankreich den Startzeitpunkt und Spanien kämpft mit der Veröffentlichung technischer Spezifikationen. Unternehmen, die international tätig sind, sollten diese Entwicklungen genau im Blick behalten und ihre Systeme frühzeitig anpassen.