Zahlreiche öffentliche Auftraggeber in Deutschland verfügen noch nicht über technische und organisatorische Voraussetzungen für den Empfang und die Verarbeitung von elektronischen Rechnungen. Die Gründe sind unterschiedlich. Einerseits verlassen sich die Verantwortlichen häufig auf Zusagen ihrer IT oder des HKR-/ERP-Systemlieferanten. Andererseits wissen viele nicht, was genau eine XRechnung ist und mit welchen Herausforderungen ihre Mitarbeiter und Lieferanten damit im täglichen Gebrauch konfrontiert sein werden. Insider wissen , dass mit einer rein technischen Lösung zum Import von XRechnungen in das vorhandene HKR- oder Buchhaltungssystem lediglich eine technische Grundvoraussetzung geschaffen wurde, doch ist der Weg zum Ziel noch ein ganzes Stück weiter.

Der aktuelle Stand

Bereits am 16. April 2014 wurde die EU-Richtlinie 2014/55/EU erlassen, welche öffentliche Auftraggeber in der gesamten EU ein elektronisches Rechnungsverfahren und die Abschaffung von veralteten Papierprozessen verschaffen sollte. Seit November 2018 läuft nun die Umsetzung gemäß dem daraus entstandenen E-Rechnungsgesetz aus April 2017. Die ersten Erfahrungen sammelten die obersten Bundesbehörden- Nun geht es Zug um Zug bis hin zu kommunalen Einrichtungen und Körperschaften des öffentlichen Rechts. Deren Frist endet im November 2019 bzw. im April 2020.

Nach einer Erhebung des Beratungsunternehmens Bonpago GmbH ist lediglich in Schleswig-Holstein und Bremen vollständige Planungssicherheit für Lieferanten und Rechnungsempfänger gegeben, der Rest der Republik befindet sich noch immer in der finalen Findungs- und Umsetzungsphase – mit offenem Ergebnis. Also sucht der Großteil der öffentlichen Auftraggeber nach einer geeigneten technischen Lösung, um den Vorgaben des E-Rechnungsgesetzes Genüge zu tun. Die eigenen ERP-Systeme sollen um Schnittstellen und Konverter ergänzt werden, die einen Import von XRechnung ermöglichen. In Anbetracht der heterogenen Systemlandschaft bei allen bundesweit öffentlichen Auftraggebern freut das vor allem die Softwareanbieter. Sie können ohne Ausschreibung ihre Lösungen verkaufen, nahezu zu jedem Preis und mit dem Versprechen, ihre Lösung damit „XRechnungstauglich“ zu machen. Ein Update des Haushalts-Kassen- und Rechnungssystems (HKR) oder ERP-Systems ist bis November machbar. Thema erledigt.

War das schon alles?

Vordergründig sind damit die Vorgaben des E-Rechnungsgesetzes erfüllt. Mit einem vielleicht ohnehin anstehenden Update der eingesetzten IT-Lösung und einem überschaubaren Projekt der IT-Abteilung in dieser Sache sind die beiden wesentlichen Punkte der EU-Richtlinie 2014/55/EU erledigt: Rechnungen können elektronisch empfangen und verarbeitet werden.

In der freien Wirtschaft sind elektronische Rechnungen kein Novum. Unsere Vorzeigeindustrie – die Automobilwirtschaft – ist auch hier Vorreiter. Seit bereits vielen Jahren ist sie mit ihren Kunden und Lieferanten bestens vernetzt . Inzwischen sind die Pionierleistungen, die zunächst internationalen Konzernen vorbehalten war, auch vorgedrungen bis auf den Wahrnehmungshorizont von kleinen und mittelständischen Unternehmen. Mehr und mehr Unternehmen profitieren durch automatisierte Prozesse. Auch deren Buchhaltung realisiert durch reduzierte Porto- und Prozesskosten, optimierte Durchlaufzeiten und transparente Wege relevante Kosten- und Wettbewerbsvorteile.

Die Einführung von E-Rechnungen hat aber drei weitere Ausprägungen, die mit der Schaffung der technologischen Voraussetzungen nur wenig zu tun haben. Die gute Nachricht ist – man kann sie zum Vorteil für sich und seinen Verantwortungsbereich nutzen, wenn man darauf vorbereitet ist und sich die Erfahrungswerte zu Nutze macht, welche die Privatwirtschaft bei ihrem Wandel von konventionellen Rechnungsprozessen hin zur automatisierten Verarbeitung und einem elektronischen Dokumenten- und Datenaustausch bereits erarbeitet hat.

Ausprägung Eins: Die Mitarbeiter im eigenen Haus.

Gespräche mit Kämmerern, IT-Leitern, Bürgermeistern, Geschäftsführern und Buchhaltungsmitarbeitern auf kommunaler und Landesebene zeigen jedoch schnell, dass nach wie vor eine große Wissenslücke besteht und zwar über grundlegende Informationen – beispielsweise, wie eine XRechnung aussieht,was sie überhaupt ist, was sie kann und was sie nicht kann. Die Mitarbeiter, die bisher mit schlafwandlerischer Sicherheit papierbasierte Rechnungsprozesse abgewickelt haben – von der Poststelle über die inhaltliche und rechtliche Prüfung bis hin zur Reklamation, Buchung, Bezahlung und Archivierung in einem gut organisierten Ablagesystem – sollen sich nun auf einen vollständig digitalen Prozess ohne Papier einlassen.

Ausprägung Zwei: Die Lieferanten.

Ab November 2020 sollen Lieferanten dazu verpflichtet werden, oberschwellige Rechnungen nur noch elektronisch einzureichen. Das stellt in einem ohnehin schon angespannten Markt eine zusätzliche Herausforderung dar. Nachdem ein Lieferant also per preisgesteuerter Ausschreibung den bestmöglichen Preis für seine Waren oder Dienstleistung abgegeben hat, die Zahlungsziele hart verhandelt wurden und die Leistung endlich erbracht werden konnte, soll beispielsweise ein Handwerksbetrieb, der mit IT in der Regel nur wenig zu tun hat, ab dem Stichtag plötzlich ein Datenformat einreichen. Das E-Rechnungsgesetz und die Verpflichtung der Lieferanten, künftig elektronische Rechnungen einzureichen könnten dafür sorgen, dass sich Lieferanten entscheiden müssen, ob und in wieweit der Behördenmarkt für sie weiter interessant ist, so dass sich eine Investition in IT lohnt. Langjährige Beziehungen zwischen Lieferanten und öffentlichen Auftraggebern werden auf die Probe gestellt.

Ausprägung Drei: Das technisch Machbare.

Mit der Veröffentlichung des XRechnung-Datenformats haben verschiedene Mitglieder des Verbandes elektronische Rechnung (VeR) den neuen Behördenstandard unter die Lupe genommen und das „Planspiel XRechnung“ initiiert. Diese daran beteiligten Mitglieder setzen sich aus Dienstleistern und Providern zusammen, die erstens eine jahrelange Expertise im Bereich E-Invoicing vorweisen können und andererseits über entsprechende Praxisbeispiele in Form von realen Rechnungen verfügen, wie sie täglich über ihre Systeme transferiert werden. Das Planspiel umfasste also eine Tauglichkeitsprüfung der XRechnung im Vergleich zu dem, was heute von verschiedenen Branchen und in unterschiedlichen Darreichungsformen auf deren Rechnungen enthalten ist. Dabei kam heraus, dass viele Lieferanten aktuell nicht die Inhalte liefern können, wie das Datenformat der XRechnung dies vorsieht. Aus der Erfahrung der im Planspiel beteiligten Unternehmen heraus ist damit klar, dass es den Lieferanten nur mit entsprechendem Aufwand möglich sein wird, ihre Dokumente so umzugestalten, dass sie der Norm entsprechen. Einige der bisher auf einer Rechnung enthaltenen Informationen können sogar zukünftig entfallen oder müssen in Form von Anlagen beigefügt werden, da diese Angaben nicht im Datenformat vorgesehen sind.

Was bleibt zu tun und wo liegt der Fokus?

Ein öffentlicher Auftraggeber ist also gut beraten, wenn er seine Lieferanten bei der Umsetzung des E-Rechnungsgesetzes nicht außer Acht lässt und deren eigene Herausforderungen kennt. Nur, wenn sichergestellt ist, dass Waren und Dienstleistungen auch XRechnung-konform abgerechnet werden können, kann die jeweilige Kunden-Lieferantenbeziehung ohne Unterbrechungen weitergeführt werden. Statt jeweils die eigenen Systeme mit beträchtlichem finanziellem Aufwand bereit für den Empfang von XRechnung zu machen, kann es zielführender sein, auf die Erfahrung und Leistungsfähigkeit eines E-Invoicing Providers zu setzen, der neben vielen weiteren Dokumenten- und Datenformaten eben auch die XRechnung stellvertretend für sie empfangen kann – aber dann das bereits vorhandene HKR- und Buchhaltungssystem der Auftraggebers unverändert zu bedienen vermag. Sämtliche Absprachen und Unklarheiten zwischen Sendern und Empfängern klärt dieser Dienstleister. Und gleichzeitig sind öffentliche Auftraggeber über diesen Dienstleister schnell und zuverlässig in der Lage, das Format XRechnung zu empfangen und zu verarbeiten.

Zu diesem Themenkomplex bietet TRAFFIQX® als Netzwerk unabhängiger E-Invoicing-Provider eine kostenfreie Webinarreihe an. Lernen Sie in einer knappen Stunde die XRechnung kennen. Erfahren Sie mehr darüber, wie sie Ihre Arbeitsweise effizienter macht und wie Sie den Bogen hin zu Ihren Lieferanten schlagen können und wo genau die Herausforderungen lauern. Ihre Fragen werden von den TRAFFIQX® Experten gerne beantwortet.

Weiterführende Dokumente und die Anmeldung zu Webinarterminen