Die Digitalisierung hat die Art und Weise, wie Unternehmen und öffentliche Einrichtungen operieren, grundlegend verändert. Ein wesentlicher Bestandteil dieser Transformation war (und ist) die Einführung der elektronischen Rechnung (auch eRechnung oder eInvoicing) in Form der XRechnung in Deutschland.

Dieses elektronische Rechnungsformat vereinfacht den Rechnungsstellungsprozess zwischen Unternehmen jeder Größenordnung erheblich und ermöglicht eine effizientere Abwicklung von Geschäftstransaktionen – bisher gilt dies nur beim Rechnungsaustausch mit der öffentlichen Hand (B2G).

In diesem Beitrag werden wir uns eingehend mit dem Format der XRechnung beschäftigen und aufzeigen, was sie ist, wer sie verwendet, wie sie aufgebaut ist und welche Informationen sie beinhaltet.

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Was ist die XRechnung?

Die XRechnung ist ein standardisiertes Format für elektronische Rechnungen. Sie wurde entwickelt, um einen einheitlichen Standard im elektronischen Rechnungsverkehr, insbesondere für öffentliche Auftraggeber in Deutschland, zu schaffen. Im Gegensatz zu herkömmlichen Papierrechnungen oder einfachen PDF-Rechnungen handelt es sich bei der XRechnung um ein strukturiertes XML-Datenformat. Diese Strukturierung ermöglicht eine automatisierte und effiziente Verarbeitung der Rechnungsdaten.

Wer kann die XRechnung verwenden – und wer nicht?

Die primäre Zielgruppe der XRechnung sind öffentliche Auftraggeber sowie deren Lieferanten. Seit November 2020 sind öffentliche Auftraggeber des Bundes verpflichtet, Rechnungen in diesem Format zu empfangen und zu verarbeiten. Diese Vorgabe resultiert aus einer EU-Richtlinie, die die Einführung elektronischer Rechnungsstellungsverfahren in der öffentlichen Verwaltung vorschreibt. Für kleine und mittlere Unternehmen sowie IT-Experten bietet die XRechnung den Vorteil, dass sie automatisiert verarbeitet werden kann, was Zeit und Ressourcen spart.

Wie ist die XRechnung aufgebaut?

Eine XRechnung besteht aus verschiedenen Pflicht- und optionalen Feldern.

Pflichtfelder in der XRechnung

Zu den Pflichtfeldern gehören Informationen wie Rechnungssteller, Rechnungsempfänger, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Zahlungsbedingungen und die Beschreibung der gelieferten Güter oder Dienstleistungen.

Optionale Felder in der XRechnung

Optionale Felder können Rabatte, Steuerinformationen oder zusätzliche Referenzen enthalten. Die Struktur der XRechnung folgt einem spezifischen Schema, das die Einhaltung des Standards sicherstellt und eine nahtlose Integration in bestehende Buchhaltungssysteme ermöglicht.

Die XRechnung im reinen XML-Format zeigt sich so (Auszug):

Doch wo finden sich im XML-Dokument denn nun die verschiedenen Pflichtangaben, wie man sie von einer „klassischen“ Papier- oder PDF-Rechnung kennt? Die nachfolgende Visualisierung gibt Aufschluss, wie wir hoffen. Denn hier haben wir das Ganze einmal grafisch dargestellt und mit den entsprechenden Fundstellen aus dem vorangestellten XML-Code optisch verknüpft.

Praktische Handhabung und Lesen einer XRechnung

Sieht eigentlich gar nicht so kompliziert aus, oder? Es gibt jedoch ein kleines Manko. Denn ein XML-Datensatz lässt sich in der Praxis leider bei weitem nicht so einfach visualisieren wie in unserem Beispiel.  

Zum Lesen einer XRechnung benötigt man in der Regel eine entsprechende Software, die das XML-Format interpretieren kann. Zwar sind bereits einige Buchhaltungs- und ERP-Systeme mittlerweile fähig, das XRechnungsformat direkt zu verarbeiten. Der weitaus größere Teil der aktuell verfügbaren Branchen-, Verwaltungs- und Buchhaltungslösungen für kleinere und mittlere Betriebe, das Handwerk, viele Dienstleister und andere Spezialanbieter hinkt der Entwicklung jedoch deutlich hinterher.

Gerade für kleine und mittlere Betriebe sowie öffentliche Verwaltungen ist es jedoch wichtig, solche Systeme zu nutzen, die eine reibungslose Verarbeitung und Archivierung der XRechnungen – und anderer zulässiger Standards wie beispielsweise ZUGFeRD – ermöglichen. Eine Schlüsselrolle spielen daher entsprechende Schnittstellen zu spezialisierten eInvoicing-Serviceprovidern, welche ihrerseits für eine reibungslose Umwandlung von Rechnungsdaten in die geforderten Formate sowie deren zielgerichtete Auslieferung oder Empfang und Weiterverarbeitung in bestehenden ERP-Systemen ermöglichen.

Ein weiterer Vorteil dieser „Arbeitsteilung“: Die digitalen Serviceanbieter – etwa aus dem TRAFFIQX®-Netzwerk – sorgen mit einer ganzen Armee an digitalen Spezialisten und Spezialistinnen dafür, dass stets alles auf dem neuesten Stand bleibt.

Klingt nach einer Menge Arbeit? Ist es auch!

Doch dafür gibt es ja uns, das wohl erfolgreichste eRechnungs-Netzwerk für Ihren elektronischen Rechnungsaustausch – nicht nur mit der XRechnung, sondern mit nahezu allen gängigen nationalen wie internationalen eInvoicing-Standards. Und das schnell, einfach und extrem kosteneffizient.