Success Story: Wie Eschenbach Optik die E-Rechnungsumstellung meistert – mit TRAFFIQX® als Digitalisierungspartner
Die Einführung der E-Rechnungspflicht ab 2025 stellt viele Unternehmen im Groß- und Außenhandel vor erhebliche Herausforderungen. Komplexe Lieferketten, unterschiedliche IT-Landschaften und die Vielzahl internationaler Geschäftspartner machen eine einfache, rechtskonforme Umstellung nahezu unmöglich – zumindest ohne spezialisiertes Know-how.
Bei der Eschenbach Optik GmbH, einem renommierten Hersteller und Anbieter optischer Produkte mit Hauptsitz in Deutschland und mehreren europäischen Niederlassungen, war daher schnell klar: Die anstehende E-Rechnungspflicht ist nicht nur ein gesetzlicher Impuls, sondern ein strategisches Projekt mit hoher Relevanz für Buchhaltung, IT und Compliance gleichermaßen.
Digitale Rechnungsprozesse im Groß- und Außenhandel: Compliance als Schrittmacher
Das Unternehmen entschied sich bewusst für eine frühzeitige Umsetzung der Anforderungen und holte dafür gezielt einen erfahrenen TRAFFIQX® Provider ins Boot. Ziel war es, die technischen und regulatorischen Anforderungen der EU-Norm EN16931 nicht nur zu erfüllen, sondern unternehmensweit einheitliche und automatisierte Rechnungsprozesse zu etablieren.
Ausgangssituation: Komplexe Systemlandschaften und wachsende regulatorische Anforderungen
Die Eschenbach Optik GmbH verfügt über eine historisch gewachsene IT-Infrastruktur, die unterschiedliche Systeme für Finanz- und Kundenprozesse umfasst:
- das ERP-Backbone auf Basis von AS400,
- die Finanzbuchhaltung auf Grundlage von Comarch,
- ein eigens entwickeltes CRM-System zur Steuerung von Vertriebs- und Serviceprozessen.
Die besondere Herausforderung bestand darin, diese heterogenen Systeme so miteinander zu vernetzen, dass ein durchgängiger, automatisierter und regelkonformer Rechnungsaustausch möglich wird.
Neben der technischen Komplexität spielte vor allem die EU-weite Einführung der E-Rechnungspflicht eine zentrale Rolle: Bereits zu Beginn des Projekts berücksichtigte TRAFFIQX® gezielt die internationale Ausrichtung von Eschenbach.
Lars Becher, TRAFFIQX®:
„Eschenbach hatte von Anfang an den Anspruch, eine Lösung zu etablieren, die über das gesetzlich Nötige hinausgeht. Das Zusammenspiel aus technischer Vielfalt und regulatorischer Tiefe konnten wir durch unsere standardisierten TRAFFIQX® Bausteine optimal umsetzen.“
„Eschenbach hatte von Anfang an den Anspruch, eine Lösung zu etablieren, die über das gesetzlich Nötige hinausgeht. Das Zusammenspiel aus technischer Vielfalt und regulatorischer Tiefe konnten wir durch unsere standardisierten TRAFFIQX® Bausteine optimal umsetzen.“
Darum wird die Zeit schon jetzt knapp
Die Umstellung auf die strukturierte E-Rechnung (nach EU-Norm EN 16931 wie XRechnung, ZUGFeRD oder PEPPOL BIS) ist kein rein technisches Thema – sie entscheidet ab 2027 über Zahlungsfähigkeit, Steuerabzug und gesetzliche Konformität. Einfache PDFs oder Rechnungen per E-Mail reichen dann nicht mehr aus.
Hinzu kommt: Viele ERP- und Buchhaltungssysteme im Mittelstand sind noch nicht auf die neuen Anforderungen vorbereitet. Oft fehlen Know-how, Schnittstellen oder klare Prozesse für einen strukturierten Versand.
Gemeinsam stellte das Projektteam daher sicher, dass alle Legal Entities in Europa frühzeitig auf die neuen Vorgaben vorbereitet waren.
Lösung & Umsetzung: Standardisierte Schnittstellen und regulatorische Weitsicht
In enger Abstimmung mit dem TRAFFIQX® Netzwerk konzipierte und realisierte das Projektteam eine skalierbare, international einsetzbare Lösung. Dabei kamen folgende technische und organisatorische Bausteine zum Einsatz:
- API-Integration für den Empfang und Versand elektronischer Rechnungen, um die vorhandenen Systeme effizient anzubinden
- Integration vielfältiger Rechnungsformate wie XRechnung, ZUGFeRD, iDoc, XML und EDI
- Automatisierte Rechnungsprüfung und -verarbeitung, wodurch manuelle Arbeitsschritte spürbar reduziert wurden
- SFTP-basierte Datenübertragung für maximale Datensicherheit
Innerhalb von rund acht Monaten setzte das gemeinsame Team nicht nur alle technischen Schnittstellen um, sondern optimierte auch interne Prozesse, führte Testszenarien durch und übersetzte regulatorische Anforderungen systembezogen in technische Vorgaben.
Die größte Herausforderung: Die Abbildung der EN16931-Norm in einer vielfältigen IT-Umgebung. Die Experten von TRAFFIQX® sorgten mit ihrer modularen Architektur dafür, dass diese Komplexität beherrschbar blieb und ein robustes, zukunftsfähiges Setup entstand.
Ergebnisse: Compliance gesichert – Infrastruktur für europäische Expansion vorbereitet
Bereits vor dem gesetzlichen Stichtag 2025 konnte Eschenbach gemeinsam mit TRAFFIQX® auf diese Weise die regulatorischen Anforderungen erfüllen. Die länderübergreifende Einbindung der Tochtergesellschaften war dabei ein strategischer Erfolgsfaktor. Auch wenn aussagekräftige, belastbare Erfolgszahlen anhand konkreter Performance-KPIs erst einige Zeit nach dem Go-live erhoben werden können, zeigen sich bereits jetzt deutliche Mehrwerte:
- Rechtssicherheit: TRAFFIQX® stellte sicher, dass alle relevanten Anforderungen der EN16931-Norm strukturell und technisch abgedeckt wurden.
- Skalierbarkeit: Die integrierte Lösung wurde bewusst so konzipiert, dass sie zünftige Entwicklungen wie ViDA und neue Meldesysteme abbilden kann.
- Prozessharmonisierung: TRAFFIQX® trug maßgeblich dazu bei, dass Rechnungsmanagement, Buchhaltung und steuerliche Prozesse vereinheitlicht wurden.
- Technische Zukunftsfähigkeit: Die API-Architektur erlaubt die flexible Erweiterung und Anbindung weiterer Systeme ohne Mehraufwand.
Sophia Pruchnow, IT-Projektmanagerin bei Eschenbach:
„TRAFFIQX in einem Satz? Sehr kompetent. Und das mit äußerst sympathischen Ansprechpartnern. Bisher haben wir so ausschließlich gute Erfahrungen in der Zusammenarbeit gemacht. Das Thema frühzeitig anzupacken, war genau richtig. Nun sind wir auch europäisch compliant aufgestellt.“
Digitalisierung als Compliance-Booster
Die digitale Erfolgsgeschichte von Eschenbach Optik zeigt eindrucksvoll, dass die E-Rechnung nicht nur eine regulatorische Pflicht ist, sondern ein Hebel für digitale Transformation und strategische Prozessoptimierung. Mit TRAFFIQX® an seiner Seite hat das deutsche Traditionsunternehmen nicht nur frühzeitig die gesetzlich geforderte Infrastruktur geschaffen, sondern auch ein skalierbares Fundament für die Zukunft gelegt. In Deutschland und Europa.
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